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值班管理
PART1 研發(fā)目的
值班工作是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位不可缺少的經(jīng)常性工作。進(jìn)一步規(guī)范值班工作管理,嚴(yán)肅值班工作紀(jì)律,確保正常公務(wù)以及突發(fā)事件及時(shí)有效處理,黨政機(jī)關(guān)需要有值班管理系統(tǒng),便于對(duì)值班進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
1.1使用場景
值班設(shè)置
對(duì)值班人員、法定節(jié)假日、值班規(guī)則、值班電話傳真等基本設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
排班管理
針對(duì)輪班制度,可以按照設(shè)置的排班規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)排班,針對(duì)復(fù)雜的排班還可以下載排班表進(jìn)行手動(dòng)排班,然后將排班信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中。對(duì)于某些臨時(shí)調(diào)班需求,還可以對(duì)特定人員的排班進(jìn)行變更操作。
值班電話記錄
值班人員在值班過程中,能夠?qū)⑸舷录?jí)單位的來電信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄,包括來電時(shí)間、來電單位、來電內(nèi)容、以及事件的處理結(jié)果等詳情。
值班日志記錄
值班人員在值班結(jié)束時(shí),能夠記錄詳細(xì)的值班日志,包括值班期間的工作描述、異常或緊急情況處理結(jié)果記錄、文件附件處理等進(jìn)行詳細(xì)的記錄。
交接記錄
值班人員在進(jìn)行值班交接的時(shí)候,能夠?qū)χ蛋嗥陂g的物品、文件、以及異常情況進(jìn)行交接登記,有效避免遇事互相推諉的現(xiàn)象。
值班日歷
管理員在進(jìn)行排班安排之后,值班人員進(jìn)入系統(tǒng)后在自己的日程中能夠查看到自己的值班信息,提醒用戶準(zhǔn)時(shí)交接值班。
1.2常見問題
在過去的值班管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是:
無值班管理線上平臺(tái),值班過程通過線下紙質(zhì)記錄,下達(dá)、上傳值班信息不及時(shí),值班過程無記錄。
交接過程采用手工臺(tái)賬方式,不易保存,追溯值班交接情況不易查找。
員工的值班情況無明確記錄,無法為日后的工作評(píng)估提供有效信息。
無法自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工值班記錄。
無法自動(dòng)生成值班排班,每次需要手動(dòng)排班,增加工作量。
PART2 于高效組織管理的價(jià)值
值班管理,不僅符合黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位對(duì)值班工作的管理要求,還能夠從對(duì)值班規(guī)則、值班人員、排班調(diào)班、值班記錄等方面著手,對(duì)值班進(jìn)行全方位管理,在注重功能的同時(shí),也注重使用者的體驗(yàn)度,盡可能簡化操作。
1.靈活的值班規(guī)則
能夠自定義設(shè)置值班時(shí)間、法定節(jié)假日,設(shè)置白、夜班的值班電話傳真、女職工是否安排值夜班、以及夜班、周末班、節(jié)假日班等多種值班類型的設(shè)置。
2.對(duì)值班人員的統(tǒng)一管理
能夠?qū)π枰獏⑴c值班的人員進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)置、排班、調(diào)班。
對(duì)參與值班的人員,統(tǒng)一規(guī)范管理電話記錄、值班日志、交接記錄等值班工作的管理,對(duì)于歷史值班信息能夠準(zhǔn)確詳細(xì)的查閱。
3.高效的自動(dòng)排班
能夠按照設(shè)置好的值班規(guī)則,快速的自動(dòng)排班、自動(dòng)生成次月的排班表,最大限度的減少排班人員的工作量。
4.快速的人員調(diào)班
為了方便使用,對(duì)系統(tǒng)已完成的排班,可以根據(jù)臨時(shí)值班需求,進(jìn)行調(diào)班變更操作,只需要對(duì)特定值班日期的人員進(jìn)行變更即可更新排班信息。
5.直觀的排班表
在完成值班排班之后,在值班表上能夠一目了然的查看指定月份下的值班明細(xì),可以按照時(shí)間、科室、人員等不同維度查看值班表,值班規(guī)則名稱會(huì)簡潔的顯示在對(duì)應(yīng)的日期下。
PART3 與眾不同
3.1特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)
1.自定義排班規(guī)則
許多企事業(yè)單位存在著這樣的排班難題:不同崗位的員工實(shí)行不同的排班制度,還有一些崗位員工的排班規(guī)則十分特殊,使值班難度系數(shù)直線上升。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)支持設(shè)置不同的班組,各個(gè)班組采用不同的排班規(guī)則。
2.休假日設(shè)置靈活方便,日歷展示實(shí)用精確
一年中的節(jié)假日和串休情況對(duì)排班工作來說是比較特殊,企業(yè)獨(dú)有的休假制度和休假規(guī)則也是節(jié)假日排班的一個(gè)難點(diǎn)。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)可設(shè)置一年的法定假日和串休日,支持快速復(fù)制,支持設(shè)置任意日期的班。設(shè)置好排班后,員工可以查看排班日歷,及時(shí)掌握排班情況。
3.完整的值班歷史記錄
對(duì)已經(jīng)生成的值班表,在系統(tǒng)中可以根據(jù)時(shí)間范圍查詢、追蹤歷史值班安排信息。值班人員嚴(yán)格遵守值班安排表,在值班期間、值班結(jié)束、交接值班的時(shí)候,將各種值班記錄詳細(xì)記錄在案。
完整的值班歷史及相關(guān)值班記錄,不僅在上級(jí)機(jī)關(guān)單位監(jiān)查時(shí)能夠全面查閱、及時(shí)指導(dǎo),還能在處理重大突發(fā)事件時(shí),根據(jù)當(dāng)時(shí)的值班情況,全面了解事件的歷史,協(xié)助應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的處理。
4.便捷的應(yīng)用
排班人員不僅能夠設(shè)置靈活的值班規(guī)則,統(tǒng)一的管理值班人員,還能快速的完成值班排班;值班人員可以在系統(tǒng)門戶及自己的日程中很方便的查看到相應(yīng)的值班信息,提醒用戶按時(shí)交接、值班;相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還能在系統(tǒng)中從不同的維度全面的了解各種值班信息。
3.2與其他模塊的聯(lián)系
考勤管理功能乍一看不算高深,其實(shí)這里面有大量的細(xì)節(jié)需要考慮到,否則很難用起來。因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)在考勤管理方面都非常細(xì)致和嚴(yán)格,考勤會(huì)直接影響到員工的績效考評(píng)和薪資核算,如請(qǐng)假、事假扣款情況和年假計(jì)算,而且不同企業(yè)在考勤管理的細(xì)節(jié)方面也會(huì)有很大差異。
3.3對(duì)客戶的好處
1.信息全面,錄入便捷
自動(dòng)帶出排班人員及日期,只需填寫值班信息即可,方便快捷。
2.值班信息,方便可查
員工的值班電話、記錄、日志、交接記錄線上記載,方便相關(guān)人員查詢,歷史記錄一鍵查詢。
3.自動(dòng)生成值班表
系統(tǒng)根據(jù)值班排班信息,自動(dòng)生成值班表,一目了然的查看指定月份下的值班明細(xì)。
PART4 功能描述
考勤模塊能夠連接考勤機(jī)取得打卡記錄,能夠根據(jù)考勤配置形成考勤記錄,能夠記錄及維護(hù)加班、請(qǐng)假、串休、外出、出差等不同類型的特殊考勤,能夠查看年假使用情況及剩余天數(shù),能夠?qū)崟r(shí)查看考勤相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
4.1功能組件概覽
oa辦公系統(tǒng)
圖表 4.1-1 項(xiàng)目概覽
4.2常用功能介紹
4.2.1值班設(shè)置
在使用值班管理之前,需要完成法定假維護(hù)、值班規(guī)則、排班設(shè)置、自動(dòng)排班設(shè)置、值班排班等相關(guān)設(shè)置。
法定假維護(hù)
在值班排班的時(shí)候,不僅要對(duì)周末休息日安排值班人員,還需要對(duì)節(jié)假日安排值班人員。所以在使用值班管理前需要設(shè)置當(dāng)年對(duì)應(yīng)的法定假。
排班設(shè)置
各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等在值班中需要配置專職的值班人員,我們可以將需要值班的人員在系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。
值班規(guī)則
支持設(shè)置值班規(guī)則,包括值班規(guī)則名稱和指定值班的起止時(shí)間等內(nèi)容,用于設(shè)置值班排班時(shí)使用。
oa辦公系統(tǒng)
圖表 4.2-1 值班規(guī)則
自動(dòng)排班設(shè)置
對(duì)于使用輪班制度的機(jī)關(guān)單位,系統(tǒng)支持進(jìn)行排班的設(shè)置,可以針對(duì)不同的值班類型選擇對(duì)應(yīng)的值班規(guī)則。除了系統(tǒng)設(shè)置的值班規(guī)則外,還有系統(tǒng)默認(rèn)的不值班規(guī)則,對(duì)女職工還可以設(shè)置不安排夜班。
oa辦公系統(tǒng)
圖表 4.2-2 自動(dòng)排班設(shè)置
值班排班
可以按照當(dāng)前月自動(dòng)排班的值班規(guī)則,自動(dòng)生成下個(gè)月的排班表;對(duì)于特殊的值班安排,管理員還可以將當(dāng)前排班表下載后進(jìn)行手工排班,然后導(dǎo)入到系統(tǒng)中。為滿足個(gè)別特殊的調(diào)班需求,還可以直接點(diǎn)擊當(dāng)前的排班信息進(jìn)行值班變更操作。
oa辦公系統(tǒng)
圖表 4.2-3 值班表
4.2.2值班電話
為了確保崗位職責(zé)的落實(shí),健全日常值班、特殊時(shí)期和應(yīng)急值班的值班體系,提高處理突發(fā)事件的能力,系統(tǒng)分別提供了白班、夜班的電話和傳真,在遇到緊急突發(fā)情況時(shí),不僅方便外部人員和值班人員的及時(shí)溝通,也能為值班人員及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)緊急情況提供保障。
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圖表 4.2-4 值班電話
4.2.3電話記錄
在值班時(shí)往往會(huì)接到上下級(jí)單位的來電,所涉及的與本單位業(yè)務(wù)密切相關(guān)的電話記錄都必須嚴(yán)格記錄到系統(tǒng)中。記錄時(shí)要詳細(xì)記錄來電時(shí)間、來電單位、來電內(nèi)容、及相應(yīng)的處理結(jié)果。
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圖表 4.2-5 值班電話
4.2.4值班日志
值班人員在結(jié)束值班時(shí),需要填寫值班日志信息,記錄值班期間單位的來訪、接收、偶發(fā)事件、巡查監(jiān)測等情況,確認(rèn)各單位各科室值班在崗情況,并登記在案。
默認(rèn)值班日期是最近一次值班日期,也可以選擇之前的值班日期,填寫詳細(xì)的值班日志,還可以上傳值班日志附件。
可以根據(jù)日期、值班類型、值班人員快速查詢值班日志,方便對(duì)特殊的人和事的追蹤。
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圖表 4.2-6 值班日志
4.2.5交接記錄
為嚴(yán)格交班過程管理,明確交接班雙方的權(quán)利和義務(wù),避免推諉、扯皮現(xiàn)象,值班人員在交接班時(shí)要將需要繼續(xù)辦理的有關(guān)事項(xiàng)逐項(xiàng)列出,交接清楚, 確保下一班值班人員詳細(xì)了解上一班情況,是否有需要繼續(xù)跟進(jìn)或特別關(guān)注的事宜。
默認(rèn)值班日期是最近一次值班日期,也可以選擇之前的值班日期,填寫交接物品信息、交接文件信息,交接是否有異常以及對(duì)異常信息的描述。
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圖表 4.2-7 交接記錄
4.2.6值班日歷
管理員在進(jìn)行排班安排之后,值班人員進(jìn)入系統(tǒng)后在自己的日程中能夠查看到自己的值班信息,可以按日、按周、按月、以及列表的方式進(jìn)行查看,將日常工作集中到日程中,可以保證值班工作按時(shí)交接值班。
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圖表 4.2-8 值班日歷
PART5 在系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施與應(yīng)用過程中的注意事項(xiàng)
在使用值班管理之前,需要完成法定假維護(hù)、值班規(guī)則、排班設(shè)置、自動(dòng)排班設(shè)置、值班排班等相關(guān)設(shè)置。這就需要實(shí)施人員和系統(tǒng)管理員充分了解客戶實(shí)際的值班排班相關(guān)情況,以便于在系統(tǒng)中能夠準(zhǔn)確的配置出能夠滿足客戶需求的各項(xiàng)規(guī)則、設(shè)置。
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