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OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_會議管理_華天動力專注OA20年

當(dāng)今社會競爭日益激烈，企事業(yè)單位的內(nèi)外部會議也不斷增多，會議信息量也逐漸增大。為了有效的管理企業(yè)繁雜的會議以及落實會議內(nèi)容，合理的安排會議室并查看與會人員回執(zhí)等工作，華天OA研發(fā)了會議管理模塊，為企業(yè)能順利開展會議，并在開會后做好會議決議的執(zhí)行工作，為企業(yè)決策提供保障。

常見問題

在過去的會議管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
1、 會議的基本設(shè)置不全面，比如無法針對會議進(jìn)行分類，無法添加與會資源，會議室使用和管理不明確等。
2、會議只能發(fā)起普通的會議申請，對于周期性的會議只能每次開會前發(fā)起，無法直接按照一定的規(guī)則自動生成周期會議。
3、沒有會議日歷的展現(xiàn)，無法一目了然的知曉自己有哪些會議需要參加，無法按照月、周、列表的多種視圖進(jìn)行查看。
4、對于已經(jīng)被占用的會議室，無法提前預(yù)定會議，給會議發(fā)起人帶來不便。
5、發(fā)起會議通知后會議的與會人員無法回復(fù)是否參加會議，會議發(fā)起人也無法知曉哪些人員參與會議，無法提前為會議做準(zhǔn)備。
6、會議結(jié)束后沒有形成會議紀(jì)要的建立和反饋，對于會議上安排的工作無法直接轉(zhuǎn)成任務(wù)下達(dá)。
¤ 如遇突發(fā)情況，無法對現(xiàn)有會議進(jìn)行更改、結(jié)束或取消，導(dǎo)致會議的管理死板，不靈活。
 

使用場景

會議的基本維護(hù)
企業(yè)在正式使用會議管理之前需要先明確會議的相關(guān)信息，如需要有哪些類型的會議；需要用到哪些與會資源；企業(yè)有哪些會議室可供開會；如周期性會議需提前幾天發(fā)布會議并以何種方式通知給與會人員知曉；會議申請是否要設(shè)定流程，如何設(shè)置流程等等問題。會議管理員將以上的問題明確后方可在會議設(shè)置中對會議的基本信息進(jìn)行維護(hù)，此處是使用會議管理的基礎(chǔ)。

會議的發(fā)起
一般情況下，企業(yè)會議分普通會議和周期性會議兩種，華天的會議管理模塊分別為這兩種會議提供了解決方案。用戶需要發(fā)起普通會議時，則可通過會議發(fā)起功能填寫會議的主題、內(nèi)容、類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、開始時間與結(jié)束時間，選擇會議室、與會人員、會議紀(jì)要員、與會資源等內(nèi)容，完成會議的發(fā)送；如需要發(fā)起周期性會議時，除上述的基本信息需要填寫以外，還需要明確周期性會議的重復(fù)模式、重復(fù)間隔、重復(fù)策略、重復(fù)日期、會議時間等內(nèi)容。

會議日歷的查看
為了能讓每位用戶清楚了解自己有哪些會議需要參加，華天OA的會議管理模塊中為用戶提供了會議日歷查看的功能。此日歷可以按照日、周、列表的形式為用戶展現(xiàn)會議的安排，同時也能從此日歷中查看某時間段內(nèi)會議室的占用情況。

會議的預(yù)定
員工在發(fā)起會議時經(jīng)常會遇到會議室被占用的情況，如必須使用此會議室，可以提前預(yù)定會議，將會議室預(yù)定，待會議室空出之后，則可從預(yù)定中選擇來發(fā)起會議。

會議的回執(zhí)與查看
會議發(fā)起人發(fā)起會議通知給各與會人員，與會人員可以對此會議進(jìn)行回執(zhí)操作，可說明自己是否要參與會議，并寫明原因；會議發(fā)起人可以通過查看回執(zhí)功能看到每位與會人員是否參會的回執(zhí)情況，并能清楚知曉其回執(zhí)的時間和原因。

會議紀(jì)要的建立
會議結(jié)束后可由會議紀(jì)要員建立會議紀(jì)要并將紀(jì)要內(nèi)容發(fā)送給與會人員知曉，對于需要落實工作的會議內(nèi)容，在創(chuàng)建會議紀(jì)要發(fā)送的同時還可轉(zhuǎn)成任務(wù)給相關(guān)人員辦理。

會議的管理
用戶在實際使用中可能遇到會議需要變更與會人員、會議時間，會議提前結(jié)束或是取消等情況，都可以由會議管理員在會議管理中進(jìn)行修改和維護(hù)。
 
 
 
功能描述
會議管理即對企業(yè)的會議進(jìn)行管理，讓會議可以順利召開、會議內(nèi)容得以保存，會議工作得以落實。華天OA的會議管理系統(tǒng)主要包括會議日歷、會議發(fā)起、會議室占用、會議管理、周期會議、會議紀(jì)要、會議設(shè)置等功能，可使會議管理更加有序、有效。

功能組件概覽

常用功能介紹

會議日歷

會議日歷可為用戶提供日、周、列表三種形式的查看視圖，讓會議展現(xiàn)清晰，需要參加的會議一目了然。
 

會議發(fā)起

普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議發(fā)起菜單中發(fā)起普通會議或周期會議，通過線上會議發(fā)起，可快速下發(fā)會議通知，在會議發(fā)起時，快捷選擇本單位會議室，可查看會議室占用情況，防止會議沖突，選擇人員時不僅可從系統(tǒng)中選擇本單位內(nèi)部人員，如有外部參會人員，可導(dǎo)入外部人員，或從通訊錄中選擇需要參會的外部人員。
   

會議預(yù)定

如所需會議室已被占用，可以提前將此會議室預(yù)定，待會議室空出后，方可召開會議。
 

會議回執(zhí)

會議的與會人員對需要參加的會議可以進(jìn)行回執(zhí)操作，回執(zhí)后會議的發(fā)起人可以在查看回執(zhí)中查看回執(zhí)的信息，方便了解與會人員是否參會，及時做出調(diào)整。
 

會議紀(jì)要

會議結(jié)束后需要由會議紀(jì)要員對會議內(nèi)容做出記錄，同時將會議紀(jì)要發(fā)送給指定的人員知曉。如果會議中有工作需要落實的，則可以直接點擊“發(fā)送會議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)”按鈕，將會議工作進(jìn)行分配，任務(wù)相關(guān)人員可在自己的工作任務(wù)模塊接收任務(wù)，并進(jìn)行定期任務(wù)反饋。
 

會議室報表

會議室報表可以統(tǒng)計單位會議室使用次數(shù)占比情況，通過圖形分析各個會議室的使用情況。
 

特點與優(yōu)勢

1. 全面的會議維護(hù)
華天OA的會議設(shè)置功能為用戶提供了會議類型、資源、會議室、周期會議設(shè)置、會議申請方式、會議申請流程等全面的會議維護(hù)，為會議模塊的順利使用提供了保障與支持。

2. 多種的會議發(fā)起
華天OA 的會議功能不僅支持普通會議的發(fā)起，還支持周期性會議的創(chuàng)建，讓系統(tǒng)根據(jù)周期規(guī)則的設(shè)置自動發(fā)起周期性會議，不必人工重復(fù)發(fā)起，省時省力、提高效率。

3. 清晰的會議日歷
用戶通過對會議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更友好，更直觀，更清晰。

4. 提前的會議預(yù)定
華天OA的會議管理提供會議預(yù)定的功能，用戶可以提前將被占用的會議室預(yù)定出來，待會議室空出后方可直接用此會議室發(fā)布會議，可實現(xiàn)有效的、合理的分配會議室資源。

5. 實時的回執(zhí)查看
每項會議的發(fā)布都可由與會人員做出是否參會的回執(zhí)，會議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會議準(zhǔn)備和調(diào)整，會議的回執(zhí)信息實時、準(zhǔn)確，為會議管理者提供了便利。

6. 落實的紀(jì)要任務(wù)
會議結(jié)束后需要由會議的紀(jì)要員填寫會議紀(jì)要并發(fā)布給相應(yīng)人員傳閱學(xué)習(xí)，對于需要辦理的工作內(nèi)容，可以直接轉(zhuǎn)為任務(wù)，分配人員和工作內(nèi)容，讓會議要求和精神能有效執(zhí)行，工作落實。

7. 靈活的會議管理
會議管理中不僅提供了正常會議工作流程的管理，而且還提供了針對各種臨時變化的應(yīng)對策略，如會議的變更、結(jié)束、取消、刪除功能，讓會議管理模塊更加具體、規(guī)范、靈活、實用。

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