在之前的文章《OA系統(tǒng)全解8：公文收文要獨(dú)立》中，我們介紹了公文收文在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用。有收文就有發(fā)文，今天我們介紹一下公文發(fā)文。
同樣，公文發(fā)文的功能在OA系統(tǒng)中也必須要獨(dú)立存在，不應(yīng)該混在工作流功能中使用，這是很不專(zhuān)業(yè)的。而且對(duì)于要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩?hù)來(lái)說(shuō)，將公文收文混在工作流中，也無(wú)法全面滿(mǎn)足管理需求。
在國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，公文發(fā)文的功能模塊就是獨(dú)立存在的，從其功能結(jié)構(gòu)圖中就能夠看出，這些功能必須獨(dú)立才完善。
OA系統(tǒng)中的公文發(fā)文功能結(jié)構(gòu)
從上圖可以看出，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)文管理，是一種實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（無(wú)紙化辦公）的完美體現(xiàn)。發(fā)文管理就是對(duì)單位內(nèi)部發(fā)文過(guò)程的自動(dòng)化管理，擬稿人依據(jù)發(fā)文類(lèi)型選擇相應(yīng)的發(fā)文模板和審批流程，發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)等工作。
接下來(lái)，辦公室對(duì)文件進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié)）等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。當(dāng)然，也可以由OA系統(tǒng)自動(dòng)歸檔。在整個(gè)發(fā)文過(guò)程中，主管領(lǐng)導(dǎo)可以可實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的督辦、催辦等管理。
公文發(fā)文是一項(xiàng)非常細(xì)致和規(guī)范的工作，因此OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者不能有絲毫馬虎，需要考慮好每一個(gè)細(xì)節(jié)，以華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的發(fā)文監(jiān)控和發(fā)文庫(kù)這兩個(gè)功能點(diǎn)為例，我們可以看到發(fā)文管理的豐富內(nèi)涵。
在發(fā)文監(jiān)控功能中，領(lǐng)導(dǎo)可以查看所有正在審批和審批完畢的發(fā)文單，包括查看發(fā)文信息、當(dāng)前狀態(tài)、當(dāng)前流程、審批流轉(zhuǎn)記錄等，可以同時(shí)選擇多個(gè)文件分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。對(duì)審批中的發(fā)文單可以進(jìn)行更改當(dāng)前審批人、結(jié)束審批、催辦等操作，對(duì)審批完畢的發(fā)文單可以歸檔，或轉(zhuǎn)存到文檔中心。另外，對(duì)錯(cuò)誤的發(fā)文單可以刪除，刪除的發(fā)文單還可以在回收站中查看，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行徹底刪除或者還原。
發(fā)文庫(kù)則是OA系統(tǒng)對(duì)已完成審批的文件自動(dòng)做一個(gè)全面的備份。所有已完成的審批流轉(zhuǎn)記錄都會(huì)顯示在該模塊中，包括審批開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、流水號(hào)等。還可以將選中的文件發(fā)布到OA系統(tǒng)桌面，供有權(quán)限的人員查看，對(duì)發(fā)布錯(cuò)誤或者不再需要發(fā)布的文件則可以直接撤銷(xiāo)。
在其他方面，公文發(fā)文一些基本的要求，自然也都不能缺了。比如發(fā)文單必須同時(shí)支持WORD文檔和HTML表單；流程必須支持分支流程、并發(fā)流程、流程嵌套，以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復(fù)雜流程；審批過(guò)程必須支持痕跡保留、電子印章、手寫(xiě)簽名、全文批注；審批后必須支持掛網(wǎng)發(fā)布等。
由于公文收發(fā)文的功能建立在工作流功能的基礎(chǔ)上，因此，收發(fā)文管理功能的完善性，在很大程度上取決于工作流功能的成熟度和先進(jìn)性。對(duì)有“工作流管理專(zhuān)家”之稱(chēng)的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，設(shè)計(jì)收發(fā)文管理功能也自然會(huì)駕輕就熟。
而對(duì)于那些工作流功能先天不足的OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，收發(fā)文管理的功能也必然隱藏著很多細(xì)節(jié)上的缺陷。
