圖書管理的功能在OA系統(tǒng)中經(jīng)常被忽略,事實(shí)上,也的確很少有企業(yè)能夠用到這個(gè)功能。
目前,各個(gè)企業(yè)都非常重視員工的學(xué)習(xí),專業(yè)一點(diǎn)的還建立了自己的小圖書館,采購了很多業(yè)務(wù)相關(guān)的書籍供員工借閱。那么如何對(duì)這些書籍和借閱進(jìn)行管理呢?很多企業(yè)發(fā)生這樣的情況:書越借越少,最后想看書的人卻找不到書了。
一直以來,企業(yè)的圖書管理工作都是手工進(jìn)行操作管理的,隨著計(jì)算機(jī)的普及,越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到圖書管理系統(tǒng)的便捷性。傳統(tǒng)的管理方法既浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力,又容易導(dǎo)致各種錯(cuò)誤的發(fā)生,面對(duì)越來越多的圖書,和頻繁的借書、還書,圖書管理員會(huì)越來越繁忙,越來越煩躁。
那么企業(yè)有必要采購一套圖書管理系統(tǒng)么?對(duì)絕大多數(shù)企業(yè)來說,是沒有必要的。因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)的書籍再多,也沒有圖書館多,采購專業(yè)的圖書管理系統(tǒng)是沒有必要的。但目前主流的OA系統(tǒng)中都集成了圖書管理的功能,因此使用OA系統(tǒng)來管理圖書無疑是一舉多得的好辦法。
以國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)華天動(dòng)力為例,它集成了完善的圖書管理功能,這是一個(gè)智能化、系統(tǒng)化、信息化的圖書管理系統(tǒng),充分利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)書籍管理、借閱管理的自動(dòng)化控制,將圖書管理工作大大減輕。下圖為華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中圖書管理的功能結(jié)構(gòu)圖:
這是一個(gè)很簡(jiǎn)潔的功能,整個(gè)功能應(yīng)用一目了然,相信圖書管理員不需要經(jīng)過培訓(xùn)就可以直接使用。在這個(gè)功能中,有幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):
在圖書維護(hù)中,可以將圖書信息批量導(dǎo)入或?qū)С觯?br />
當(dāng)圖書已經(jīng)被借閱時(shí),系統(tǒng)會(huì)向借書者提供預(yù)約功能,當(dāng)圖書歸還后,系統(tǒng)會(huì)在第一時(shí)間發(fā)送消息提醒;
如果圖書被借閱的時(shí)間過長(zhǎng),系統(tǒng)能夠發(fā)送催還消息提醒;
圖書管理員能夠查看圖書的全部借閱歷史;
顯然,OA系統(tǒng)為圖書管理員提供了簡(jiǎn)便、友好的操作界面,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了圖書的規(guī)范化管理,提高圖書利用率,防止圖書丟失,完全可以滿足企業(yè)對(duì)圖書登記和借閱、歸還管理的需求。
如果企業(yè)的圖書比較多,又想做好規(guī)范化的管理,那么OA系統(tǒng)還是一個(gè)很好地選擇。