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[CIO時代] OA系統(tǒng)全解23:辦公用品怎么管
      辦公用品怎么管?OA系統(tǒng)說了不算!

      在很多人看來,辦公用品沒必要通過OA系統(tǒng)這樣的管理軟件來管理,這可能會把簡單的事情復(fù)雜化。但對管理者來說,恐怕沒有一個不希望對辦公用品實(shí)現(xiàn)規(guī)范、透明的管理。

      尤其在一些規(guī)模較大的企業(yè),以及政府、國企、學(xué)校、科研院所等性質(zhì)的單位,辦公用品管理制度相對規(guī)范和嚴(yán)格。只是在具體執(zhí)行的時候,由于種種原因,總會有一些障礙和偏差。

       國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商華天動力認(rèn)為,隨著企業(yè)規(guī)模日益增大,辦公用品類型日益多樣化的趨勢,辦公用品經(jīng)常出現(xiàn)無故丟失、損壞、浪費(fèi)、分配不均、不配套、進(jìn)價過高等現(xiàn)象,這無疑增加了辦公用品管理的難度。因此,通過OA系統(tǒng)等工具,實(shí)現(xiàn)辦公用品管理的規(guī)范化和透明化,具有十分重要的意義和實(shí)際應(yīng)用的迫切性。

      通過對管理制度和流程的固化,OA系統(tǒng)可以對辦公用品的入庫和領(lǐng)用進(jìn)行規(guī)范化管理,進(jìn)而提高工作效率,降低采購成本,減少庫存數(shù)量,避免資源浪費(fèi)。目前,主流的OA系統(tǒng)中都具有辦公用品管理的模塊。

      以華天動力OA系統(tǒng)為例,它根據(jù)辦公用品的購買、入庫、領(lǐng)用流程而設(shè)計,特別適用于分批次購買、各部門領(lǐng)用的管理模式。同時,系統(tǒng)還提供了具有完善的輸入、統(tǒng)計、查詢功能,這樣就可以更合理規(guī)范的對辦公用品進(jìn)行管理。下圖為華天動力OA系統(tǒng)中辦公用品管理模塊的功能結(jié)構(gòu)圖:
[CIO時代] OA系統(tǒng)全解23:辦公用品怎么管
      在筆者看來,這個模塊的重點(diǎn)內(nèi)容是采購管理、庫存管理以及領(lǐng)用管理。采購管理規(guī)范了辦公用品的采購內(nèi)容、采購價格和采購流程;庫存管理實(shí)現(xiàn)了對辦公用品實(shí)時、全面而便捷的盤點(diǎn),能夠準(zhǔn)確的了解庫存情況,避免采購延誤或積壓;領(lǐng)用管理則能顧全面查看領(lǐng)用記錄,分析辦公用品的使用情況,做出持續(xù)性的改善。

      對辦公用品管理模塊的設(shè)計,雖然不需要很高深的技術(shù),但卻要OA系統(tǒng)廠商考慮到諸多細(xì)節(jié),才能夠讓功能更完善,更易用。比如在華天動力OA系統(tǒng)中,物品的購買、領(lǐng)用、庫存等數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián),自動更新;既可以根據(jù)物品查看領(lǐng)用記錄,也可根據(jù)人員查看領(lǐng)用記錄;既可以根據(jù)采購價格更新物品價格,也可以不根據(jù)采購價格更新物品價格……

      辦公用品怎么管理,關(guān)鍵要看領(lǐng)導(dǎo)怎么想。想好了,OA系統(tǒng)可以幫個忙,協(xié)助制度落地;沒想好,OA系統(tǒng)也可以幫個忙,協(xié)助制度探索。
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)全解
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