辦公用品怎么管？OA系統(tǒng)說了不算！
在很多人看來，辦公用品沒必要通過OA系統(tǒng)這樣的管理軟件來管理，這可能會把簡單的事情復(fù)雜化。但對管理者來說，恐怕沒有一個不希望對辦公用品實(shí)現(xiàn)規(guī)范、透明的管理。
尤其在一些規(guī)模較大的企業(yè)，以及政府、國企、學(xué)校、科研院所等性質(zhì)的單位，辦公用品管理制度相對規(guī)范和嚴(yán)格。只是在具體執(zhí)行的時候，由于種種原因，總會有一些障礙和偏差。
國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商華天動力認(rèn)為，隨著企業(yè)規(guī)模日益增大，辦公用品類型日益多樣化的趨勢，辦公用品經(jīng)常出現(xiàn)無故丟失、損壞、浪費(fèi)、分配不均、不配套、進(jìn)價過高等現(xiàn)象，這無疑增加了辦公用品管理的難度。因此，通過OA系統(tǒng)等工具，實(shí)現(xiàn)辦公用品管理的規(guī)范化和透明化，具有十分重要的意義和實(shí)際應(yīng)用的迫切性。
通過對管理制度和流程的固化，OA系統(tǒng)可以對辦公用品的入庫和領(lǐng)用進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)而提高工作效率，降低采購成本，減少庫存數(shù)量，避免資源浪費(fèi)。目前，主流的OA系統(tǒng)中都具有辦公用品管理的模塊。
以華天動力OA系統(tǒng)為例，它根據(jù)辦公用品的購買、入庫、領(lǐng)用流程而設(shè)計，特別適用于分批次購買、各部門領(lǐng)用的管理模式。同時，系統(tǒng)還提供了具有完善的輸入、統(tǒng)計、查詢功能，這樣就可以更合理規(guī)范的對辦公用品進(jìn)行管理。下圖為華天動力OA系統(tǒng)中辦公用品管理模塊的功能結(jié)構(gòu)圖：
![[CIO時代] OA系統(tǒng)全解23：辦公用品怎么管](http://huatian.vicgoo.com/uploadfile/2015/1230/20151230104518533.png)
在筆者看來，這個模塊的重點(diǎn)內(nèi)容是采購管理、庫存管理以及領(lǐng)用管理。采購管理規(guī)范了辦公用品的采購內(nèi)容、采購價格和采購流程；庫存管理實(shí)現(xiàn)了對辦公用品實(shí)時、全面而便捷的盤點(diǎn)，能夠準(zhǔn)確的了解庫存情況，避免采購延誤或積壓；領(lǐng)用管理則能顧全面查看領(lǐng)用記錄，分析辦公用品的使用情況，做出持續(xù)性的改善。
對辦公用品管理模塊的設(shè)計，雖然不需要很高深的技術(shù)，但卻要OA系統(tǒng)廠商考慮到諸多細(xì)節(jié)，才能夠讓功能更完善，更易用。比如在華天動力OA系統(tǒng)中，物品的購買、領(lǐng)用、庫存等數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)，自動更新；既可以根據(jù)物品查看領(lǐng)用記錄，也可根據(jù)人員查看領(lǐng)用記錄；既可以根據(jù)采購價格更新物品價格，也可以不根據(jù)采購價格更新物品價格……
辦公用品怎么管理，關(guān)鍵要看領(lǐng)導(dǎo)怎么想。想好了，OA系統(tǒng)可以幫個忙，協(xié)助制度落地；沒想好，OA系統(tǒng)也可以幫個忙，協(xié)助制度探索。
