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[CIO時代]OA系統(tǒng)全解11:郵件的新用法
      電子郵件是OA系統(tǒng)最古老的功能之一,它也曾經(jīng)是網(wǎng)絡溝通的主要平臺,卻隨著各種新興通訊工具的出現(xiàn)而逐漸沒落。在中國,這種沒落顯得更加徹底,想一想,你有多久沒有收發(fā)電子郵件了?

      那么,OA系統(tǒng)還有必要保留電子郵件這個功能么?

      在華天動力等國內(nèi)領先的OA系統(tǒng)中,電子郵件的功能仍然是標配。我們調(diào)查后認為:OA系統(tǒng)中的電子郵件功能的確不是很常用,即使目前對電子郵件使用較為頻繁的用戶,大多也沒有通過OA系統(tǒng)來收發(fā),而是使用獨立的郵件平臺或工具。但因為還是有很多用戶使用OA系統(tǒng)來收發(fā)郵件,所以這個功能還必須保留。

      用戶為什么要在OA系統(tǒng)中收發(fā)郵件呢?最重要的原因就是統(tǒng)一、方便、安全。我們知道,OA系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部的溝通和通信平臺,OA系統(tǒng)的通知、短消息、文件傳遞等功能就相當于企業(yè)的內(nèi)部郵件。而當與企業(yè)外部人員聯(lián)系時,通常需要使用電子郵件,這時候,通過OA系統(tǒng)來收發(fā),就非常直接和方便,因為不需要切換平臺,同時也可以對電子郵件進行統(tǒng)一的檢測和安全防護。

      通過OA系統(tǒng)收發(fā)郵件還有另一個重要原因,那就是可以實現(xiàn)外部郵件和內(nèi)部郵件的整合。比如在華天動力OA系統(tǒng)中,對于接收到的外部郵件,可以直接通過短消息的方式轉(zhuǎn)發(fā)給內(nèi)部員工,實現(xiàn)了內(nèi)、外部信息的有機整合,在實際辦公中非常有用。

      當然,OA系統(tǒng)廠商為了提升郵件功能的適用性,還做了很多努力。如華天動力OA系統(tǒng)還支持多郵箱賬號和部門郵箱,部門郵箱就是一個很有用的功能。舉個例子來說:OA系統(tǒng)管理員可以設置一個“應聘郵箱”,賬號由人力資源部管理,部門內(nèi)的員工和主管領導都可以登陸這個郵箱查看應聘信息。對于優(yōu)秀的應聘信息,則可以直接通過短消息轉(zhuǎn)發(fā)給相關部門。

      另外,華天動力OA系統(tǒng)還具有一個“分別發(fā)送”的功能,在向多個人群發(fā)郵件的時候,接收方的郵件卻是彼此獨立的,每個人看到的接收方只有自己,而看不到其他接受人員,這種設計對于發(fā)送郵件的私密性非常有幫助。

      在OA系統(tǒng)中,電子郵件還有一個作用,那就是用于各種信息的提醒,比如待辦任務、待批文件、待閱通知等。華天動力在OA系統(tǒng)中提供了郵件接口,實現(xiàn)了OA系統(tǒng)和其他功能模塊之間的整合,使OA系統(tǒng)能夠自動發(fā)送郵件提醒。

     顯然,電子郵件作為OA系統(tǒng)的一種輔助性應用,還是有其存在的價值。至于這個價值有多大,關鍵還在于企業(yè)怎么用了。
關鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)全解
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