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[網(wǎng)界]華天動(dòng)力:真正了解OA系統(tǒng)才能愛(ài)上它
[網(wǎng)界]華天動(dòng)力:真正了解OA系統(tǒng)才能愛(ài)上它
OA辦公系統(tǒng)很好用,因?yàn)樗浅7奖?、快捷;OA辦公系統(tǒng)不好用,因?yàn)樗闊⒊橄罅恕?br />
這是北京金信集團(tuán)公司內(nèi)部對(duì)于OA辦公系統(tǒng)兩種不同的看法,三個(gè)月前金信集團(tuán)實(shí)施了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng),對(duì)于集團(tuán)CIO姜程來(lái)說(shuō),員工對(duì)OA系統(tǒng)有不同的看法是很正常的,當(dāng)前他的重要工作就是盡快讓他們了解、喜歡、用好這個(gè)系統(tǒng)。
姜程發(fā)現(xiàn),通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)行網(wǎng)上審批三個(gè)月來(lái),大部分人從最初的不習(xí)慣,到現(xiàn)在已經(jīng)離不開(kāi)這個(gè)系統(tǒng)了。但還是有些年齡較大的人對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)有誤區(qū),他們感覺(jué)網(wǎng)上審批很抽象,看不見(jiàn)、摸不著的,不像以前在紙張上審批那么穩(wěn)妥和直觀。
姜程很清楚造成這種誤區(qū)的原因是什么,所以,他經(jīng)常在集團(tuán)例會(huì)上向大家介紹OA系統(tǒng)的知識(shí)。
周一早上九點(diǎn)整,金信集團(tuán)的中高層經(jīng)理齊聚大會(huì)議室,召開(kāi)每周一次的例會(huì)。今天姜程來(lái)得更早,他已經(jīng)準(zhǔn)備好了發(fā)言的內(nèi)容,并爭(zhēng)取到第二位發(fā)言順序。
姜程說(shuō):“OA系統(tǒng)已經(jīng)上線了三個(gè)月,目前看整體使用情況還是很順利的。絕大部分人都已經(jīng)熟悉了這個(gè)系統(tǒng),使用上也沒(méi)有什么障礙了,目前公司的發(fā)文和審批已經(jīng)開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上,明顯提升了公司的工作效率,節(jié)省了大量的人力、物力和時(shí)間成本,也保證了公司管理制度的規(guī)范和落地。但是,也有的領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得使用這個(gè)系統(tǒng)比較麻煩和抽象,我想造成這種現(xiàn)象的主要原因還是對(duì)系統(tǒng)不夠熟悉。”
生產(chǎn)副總張毅扶了扶眼鏡,接著說(shuō)道:“這個(gè)系統(tǒng)是不錯(cuò),但是用起來(lái)比較麻煩啊,我們這些年齡大的人不太習(xí)慣,不如用紙張審批簽字方便,看得清楚”。張毅今年50多歲,是公司的元老之一,以前沒(méi)怎么接觸過(guò)電腦,他的話又得到了其他幾個(gè)人的附和。
姜程早就準(zhǔn)備好了怎么回答他們:“其實(shí)在OA系統(tǒng)上審批文件,除了方便、快捷以外,還要比紙張的方式更直觀、更透明。因?yàn)樵贠A系統(tǒng)內(nèi),申請(qǐng)人和審批人都可以實(shí)時(shí)、全程的看到一個(gè)步驟的審批,你像這個(gè)單據(jù)流轉(zhuǎn)到哪里了、審批人的審批意見(jiàn)和審批時(shí)間、審批結(jié)果等等,都能夠直接看到,這顯然是用紙張審批的方式不可能實(shí)現(xiàn)的。所以,網(wǎng)上審批不但不抽象,而是更形象。”
張毅:“在哪里能看到審批過(guò)程呢?我記得原來(lái)培訓(xùn)過(guò),后來(lái)忘了。唉,現(xiàn)在的腦袋真是完蛋了。”他的話引起大家一陣善意的笑聲。
姜程也笑了:“申請(qǐng)人在‘我的申請(qǐng)’中查看,能夠看到自己發(fā)出去的申請(qǐng)的審批狀態(tài)和審批記錄,如果發(fā)現(xiàn)審批人一直沒(méi)有審批,還可以對(duì)他進(jìn)行催辦。審批人在‘待我審批’和‘經(jīng)我審批’中查看,能夠看到在自己審批前和審批后的全部審批記錄。你想,如果用紙張審批,是不是就只能看到前面的審批,看不到后面的審批了呢?”
辦公室主任劉明接著說(shuō)道:“確實(shí),這個(gè)華天動(dòng)力的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)很完善、也很?chē)?yán)謹(jǐn),有很多好的功能值得我們?nèi)ネ诰?。比如能夠看到審批單的全程審批記錄,尤其是能夠看到最終的審批結(jié)果,對(duì)審批人來(lái)說(shuō)就非常有用,這在以前是做不到的?,F(xiàn)在主要還是因?yàn)槲覀儎倓傞_(kāi)始用這個(gè)系統(tǒng),才覺(jué)得有點(diǎn)抽象。”
張毅:“是啊,我們也得跟得上科技的發(fā)展啊,不過(guò)公司要多搞一些培訓(xùn)才行”。
姜程:“集中式的培訓(xùn)我們已經(jīng)做過(guò)兩次了,接下來(lái)會(huì)有兩種培訓(xùn)方式,一是每周三的下午四點(diǎn),我們?cè)?號(hào)會(huì)議室舉辦OA培訓(xùn),凡是想了解或咨詢(xún)OA問(wèn)題的,都可以來(lái)參加。二是對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo),我們會(huì)不定期的進(jìn)行跟蹤培訓(xùn),隨時(shí)解答疑問(wèn)。”
張毅:“這種方式好,比較靈活,也不耽誤時(shí)間。” 姜程:“當(dāng)初我們?cè)谶M(jìn)行OA系統(tǒng)選型的時(shí)候,就非常注重系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性,這樣的系統(tǒng)才能讓我們快速用起來(lái),所以選擇了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)。畢竟我們的系統(tǒng)才剛剛實(shí)施,所以現(xiàn)在有些問(wèn)題都是很正常的,只要大家對(duì)系統(tǒng)熟悉了,就會(huì)越用越好。”
金信集團(tuán)應(yīng)用OA系統(tǒng)的故事,在中國(guó)國(guó)內(nèi)企業(yè)非常具有典型性。很多企業(yè)辛辛苦苦實(shí)施了OA系統(tǒng),卻因?yàn)榉N種原因,員工對(duì)系統(tǒng)不了解、不熟悉,結(jié)果不會(huì)用、不愛(ài)用,從而產(chǎn)生對(duì)系統(tǒng)的抵觸情緒,導(dǎo)致應(yīng)用效果不好。
因此,實(shí)施OA辦公系統(tǒng)的過(guò)程中,非常重要的一項(xiàng)工作就是趁熱打鐵,做好培訓(xùn),盡快讓員工掌握系統(tǒng)的作用和操作方法。只有切實(shí)感受到系統(tǒng)的便利性,才會(huì)真正愛(ài)上這個(gè)系統(tǒng),用好這個(gè)系統(tǒng),發(fā)揮出最大的應(yīng)用價(jià)值,實(shí)現(xiàn)投入產(chǎn)出比最大化。
關(guān)鍵詞:
華天
愛(ài)上
動(dòng)力