首頁 > 研究院 > OA智庫 > [比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例

[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例

      在上一篇文章“OA工作流之圖形化流程設(shè)計(jì)和條件跳轉(zhuǎn)實(shí)例”，我們了解了OA工作流的流程設(shè)計(jì)特點(diǎn)，本文將繼續(xù)在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的試用版本中進(jìn)行實(shí)例演示，介紹一下表單和報(bào)表在工作流中的應(yīng)用。 

      一、什么是表單？什么是報(bào)表？

      表單用來顯示查詢或輸入的數(shù)據(jù)?？梢允羌堫惖奈募蛘呤怯?jì)算機(jī)查詢與輸入的畫面。

      報(bào)表只包含事先定義需要匯總內(nèi)容的數(shù)據(jù)(不能任意決定查詢的內(nèi)容)，只能用來閱讀或觀看的被動(dòng)文件。通常報(bào)表數(shù)據(jù)包含了一段時(shí)間經(jīng)營或管理的統(tǒng)計(jì)信息，而這些信息的統(tǒng)計(jì)與查詢的方式，通常很少需要變動(dòng)。你可以簡單理解為：表單用于數(shù)據(jù)錄入，報(bào)表用戶統(tǒng)計(jì)匯總。

      一個(gè)優(yōu)秀的OA軟件，必須要同時(shí)具備表單和報(bào)表兩種功能，而且要分開設(shè)計(jì)，這樣才便于用戶使用。但大多數(shù)OA軟件確實(shí)是只有表單，而沒有報(bào)表，或者報(bào)表不完善，不能對審批后的表單實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)匯總功能，使表單失去了存在的意義，也使OA軟件的價(jià)值大打折扣。 

      二、表單的設(shè)計(jì)和使用

      和其他OA系統(tǒng)一樣，華天動(dòng)力也提供了表單設(shè)計(jì)器，設(shè)計(jì)表單非常的直觀和簡單，下圖是一個(gè)設(shè)計(jì)好的報(bào)銷單： 

      這個(gè)報(bào)銷單看似簡單，其實(shí)里面還是有一些玄機(jī)的： 

      1、自動(dòng)選擇審批流程：系統(tǒng)可以根據(jù)表單中的每個(gè)域的字段值控制表單的下一步流向，不同崗位、不同數(shù)額的申請具有不同流程和權(quán)限，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)起草人的填寫自動(dòng)選擇審批流程。如報(bào)銷金額大于等于3000元時(shí)，必須由總經(jīng)理審批，報(bào)銷金額小于3000元時(shí)，由部門經(jīng)理審批后直接跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)經(jīng)理。這樣做的好處是可以大大減少流程設(shè)置的工作量，特別適用于規(guī)模比較大的用戶。 

      2、詳細(xì)的權(quán)限控制：在這個(gè)表單上，誰可以看到哪些內(nèi)容，誰只能看不能寫（修改），誰既能看又能寫，能在哪個(gè)區(qū)域?qū)懀伎梢砸灰坏脑O(shè)置。比如部門經(jīng)理只能在自己的輸入框內(nèi)簽字，無法在總經(jīng)理的輸入框內(nèi)簽字，出納只能查看，無法修改表單。這樣做的好處是有效防止誤操作和越權(quán)審批。看看下面這個(gè)權(quán)限設(shè)置圖，華天動(dòng)力OA將權(quán)限分為主表和明細(xì)表兩部分，可謂是非常細(xì)致了，贊一個(gè)：

      3、支持明細(xì)表單：剛才說到明細(xì)表，這也是很多OA系統(tǒng)不支持的，明細(xì)表可以讓你在表單中添加多個(gè)明細(xì)條目，并且在報(bào)表中可以對明細(xì)表的內(nèi)容分別統(tǒng)計(jì)。如上面的報(bào)銷單中紅框的部分就是明細(xì)表。 

      4、數(shù)據(jù)整合：可以從第三方系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)）引入數(shù)據(jù)到工作流表單中，通過工作流表單流轉(zhuǎn)后，再回寫到ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn) ERP數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。 

      三、報(bào)表的設(shè)計(jì)和使用
通過華天動(dòng)力內(nèi)嵌的報(bào)表系統(tǒng)能夠生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對已經(jīng)審批完畢的表單進(jìn)行各種類型的統(tǒng)計(jì)匯總，如下圖：

      也可針對特定部門、特定日期，顯示對應(yīng)報(bào)銷單的餅狀圖或柱形圖，如下圖：

      作為最終的工作成果，報(bào)表工具為管理者提供了豐富、精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，幫助他們做出科學(xué)決策，所以報(bào)表的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過表單，缺乏報(bào)表功能的OA系統(tǒng)是非常不完善的。 

      四、如何評(píng)估表單和報(bào)表

      表單和報(bào)表工具比較抽象、難懂，但意義重大，如果不深入的體驗(yàn)，很難看清其優(yōu)劣，造成使用上的障礙?？偨Y(jié)來說，優(yōu)秀的表單和報(bào)表功能要具有以下5個(gè)特點(diǎn)： 

      1、設(shè)計(jì)簡單、方便、直觀，表單比較美觀； 

      2、權(quán)限控制機(jī)制完善； 

      3、支持跨系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)； 

      4、可以對審核后的表單進(jìn)行各種形式的統(tǒng)計(jì)匯總； 

      5、穩(wěn)定性好，不能總出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。 

關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 表單和報(bào)表

上一篇:[網(wǎng)界]華天動(dòng)力：OA系統(tǒng)需易實(shí)施和易服務(wù)

下一篇:[IT專家]華天動(dòng)力：開放性是OA辦公系統(tǒng)的生命