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[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例
      在上一篇文章“OA工作流之圖形化流程設(shè)計(jì)和條件跳轉(zhuǎn)實(shí)例”,我們了解了OA工作流的流程設(shè)計(jì)特點(diǎn),本文將繼續(xù)在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的試用版本中進(jìn)行實(shí)例演示,介紹一下表單和報(bào)表在工作流中的應(yīng)用。 

      一、什么是表單?什么是報(bào)表?

      表單用來顯示查詢或輸入的數(shù)據(jù)??梢允羌堫惖奈募蛘呤怯?jì)算機(jī)查詢與輸入的畫面。

      報(bào)表只包含事先定義需要匯總內(nèi)容的數(shù)據(jù)(不能任意決定查詢的內(nèi)容),只能用來閱讀或觀看的被動(dòng)文件。通常報(bào)表數(shù)據(jù)包含了一段時(shí)間經(jīng)營或管理的統(tǒng)計(jì)信息,而這些信息的統(tǒng)計(jì)與查詢的方式,通常很少需要變動(dòng)。你可以簡單理解為:表單用于數(shù)據(jù)錄入,報(bào)表用戶統(tǒng)計(jì)匯總。

      一個(gè)優(yōu)秀的OA軟件,必須要同時(shí)具備表單和報(bào)表兩種功能,而且要分開設(shè)計(jì),這樣才便于用戶使用。但大多數(shù)OA軟件確實(shí)是只有表單,而沒有報(bào)表,或者報(bào)表不完善,不能對審批后的表單實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)匯總功能,使表單失去了存在的意義,也使OA軟件的價(jià)值大打折扣。 

      二、表單的設(shè)計(jì)和使用

      和其他OA系統(tǒng)一樣,華天動(dòng)力也提供了表單設(shè)計(jì)器,設(shè)計(jì)表單非常的直觀和簡單,下圖是一個(gè)設(shè)計(jì)好的報(bào)銷單: 
[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例
      這個(gè)報(bào)銷單看似簡單,其實(shí)里面還是有一些玄機(jī)的: 

      1、自動(dòng)選擇審批流程:系統(tǒng)可以根據(jù)表單中的每個(gè)域的字段值控制表單的下一步流向,不同崗位、不同數(shù)額的申請具有不同流程和權(quán)限,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)起草人的填寫自動(dòng)選擇審批流程。如報(bào)銷金額大于等于3000元時(shí),必須由總經(jīng)理審批,報(bào)銷金額小于3000元時(shí),由部門經(jīng)理審批后直接跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)經(jīng)理。這樣做的好處是可以大大減少流程設(shè)置的工作量,特別適用于規(guī)模比較大的用戶。 

      2、詳細(xì)的權(quán)限控制:在這個(gè)表單上,誰可以看到哪些內(nèi)容,誰只能看不能寫(修改),誰既能看又能寫,能在哪個(gè)區(qū)域?qū)懀伎梢砸灰坏脑O(shè)置。比如部門經(jīng)理只能在自己的輸入框內(nèi)簽字,無法在總經(jīng)理的輸入框內(nèi)簽字,出納只能查看,無法修改表單。這樣做的好處是有效防止誤操作和越權(quán)審批。看看下面這個(gè)權(quán)限設(shè)置圖,華天動(dòng)力OA將權(quán)限分為主表和明細(xì)表兩部分,可謂是非常細(xì)致了,贊一個(gè):
[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例
      3、支持明細(xì)表單:剛才說到明細(xì)表,這也是很多OA系統(tǒng)不支持的,明細(xì)表可以讓你在表單中添加多個(gè)明細(xì)條目,并且在報(bào)表中可以對明細(xì)表的內(nèi)容分別統(tǒng)計(jì)。如上面的報(bào)銷單中紅框的部分就是明細(xì)表。 

      4、數(shù)據(jù)整合:可以從第三方系統(tǒng)(如ERP系統(tǒng))引入數(shù)據(jù)到工作流表單中,通過工作流表單流轉(zhuǎn)后,再回寫到ERP系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn) ERP數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。 

      三、報(bào)表的設(shè)計(jì)和使用
通過華天動(dòng)力內(nèi)嵌的報(bào)表系統(tǒng)能夠生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表,對已經(jīng)審批完畢的表單進(jìn)行各種類型的統(tǒng)計(jì)匯總,如下圖:
[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例
      也可針對特定部門、特定日期,顯示對應(yīng)報(bào)銷單的餅狀圖或柱形圖,如下圖:
[比特]OA工作流之表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)與應(yīng)用實(shí)例
      作為最終的工作成果,報(bào)表工具為管理者提供了豐富、精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),幫助他們做出科學(xué)決策,所以報(bào)表的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過表單,缺乏報(bào)表功能的OA系統(tǒng)是非常不完善的。 

      四、如何評(píng)估表單和報(bào)表

      表單和報(bào)表工具比較抽象、難懂,但意義重大,如果不深入的體驗(yàn),很難看清其優(yōu)劣,造成使用上的障礙??偨Y(jié)來說,優(yōu)秀的表單和報(bào)表功能要具有以下5個(gè)特點(diǎn): 

      1、設(shè)計(jì)簡單、方便、直觀,表單比較美觀; 

      2、權(quán)限控制機(jī)制完善; 

      3、支持跨系統(tǒng)整合數(shù)據(jù); 

      4、可以對審核后的表單進(jìn)行各種形式的統(tǒng)計(jì)匯總; 

      5、穩(wěn)定性好,不能總出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。 
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 表單和報(bào)表
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