但傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上,都需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源?;谶@點(diǎn),隸屬于青島市交通運(yùn)輸委員會(huì)的某高速公路管理處,主要承擔(dān)高速公路的收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政等管理工作,尤其注重單位內(nèi)部檔案資料的保管與使用。
華天動(dòng)力OA工程師團(tuán)隊(duì)介入后,通過詳細(xì)調(diào)研,針對(duì)其問題,了解其需求,為其建設(shè)檔案管理中心,提供建檔、維護(hù)、借閱、收回、銷毀、查詢等功能,為管理處實(shí)現(xiàn)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。
一、全面的基礎(chǔ)設(shè)置
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)檔案管理中心中不僅可以設(shè)置檔案的密級(jí)、保存期限、檔案管理員等信息,還能設(shè)置檔案存儲(chǔ)的類目和案卷,此處將傳統(tǒng)檔案管理中的術(shù)語沿用下來,幫助檔案管理員能快速了解檔案的基本設(shè)置,操作簡單易懂。
檔案管理人員在獲取檔案中心的使用權(quán)限以后,可以到檔案設(shè)置中設(shè)置檔案的基本信息,如:檔案密級(jí)、保存期限、檔案管理員、類目維護(hù)、案卷維護(hù)等內(nèi)容。對(duì)應(yīng)的類目管理員可以在自己所管轄的類目下建立案卷,同時(shí)完善案卷的編號(hào)、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級(jí)等信息。
二、多種的檔案維護(hù)
檔案資料不僅有紙質(zhì)檔案,也有電子類的檔案信息,對(duì)于OA系統(tǒng)內(nèi)部的,如審批、公文、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等,可以直接歸入檔案中心,對(duì)于第三方系統(tǒng)的數(shù)據(jù),可以通過檔案中心提供的對(duì)外接口歸入檔案中心。在華天OA的檔案維護(hù)下,檔案管理員可以將這多種形式的檔案維護(hù)到OA系統(tǒng)中,打破傳統(tǒng)檔案單一的管理形式,符合現(xiàn)代化管理,加快信息化進(jìn)程。
檔案管理員在檔案維護(hù)中可以將管理處的檔案維護(hù)到檔案中心下。點(diǎn)擊新建檔案,將檔案的編號(hào)、名稱填寫;其所屬案卷、保存期限、密級(jí)均沿用案卷設(shè)置內(nèi)容,直接顯示出來;存儲(chǔ)方式可以選擇紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)。
三、便捷的瀏覽查詢
通過對(duì)管理處檔案的錄入,OA系統(tǒng)可以自動(dòng)生成檔案瀏覽目錄,方便檔案管理員查看和整理相關(guān)檔案信息,并且通過檔案名稱的檢索,可將檔案快速定位,減少人為查找所消耗的時(shí)間,提高工作效率。
四、規(guī)范的借閱審核
申請(qǐng)人借閱檔案資料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后,由檔案管理員統(tǒng)一分配,形成檔案資料明細(xì),供借閱人查看,整個(gè)工作過程流程化,管理規(guī)范化,同時(shí)還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提升管理安全。
五、強(qiáng)制的收回功能
對(duì)于已到歸還日期的檔案資料,檔案管理員在收回紙質(zhì)文件后可以將其標(biāo)記為收回,對(duì)于逾期還未歸還的電子資料,檔案管理員可強(qiáng)制收回,同時(shí)記錄歸還日期,變更借閱狀態(tài)。收回功能操作簡單,使用方便,有效的避免了因無歸還造成管理處檔案資料丟失,加強(qiáng)了檔案的管理
六、明確的銷毀記錄
對(duì)于已經(jīng)失效的檔案,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可后,檔案管理員可以在檔案維護(hù)中找到此條檔案信息,點(diǎn)擊檔案銷毀按鈕,進(jìn)行銷毀操作。被銷毀的檔案會(huì)留存記錄在檔案銷毀記錄菜單下統(tǒng)一查看,此記錄中保留銷毀人和銷毀日期等信息,便于日后單位對(duì)此檔案的查找、追蹤,也能為日后的糾紛明確責(zé)任。
該高速公路管理處在使用華天OA的檔案中心模塊后,單位領(lǐng)導(dǎo)和普通公職人員對(duì)華天的專業(yè)性一致好評(píng)。通過對(duì)檔案中心功能的使用,既方便了檔案管理者對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范、有效的管理維護(hù),又使普通公職人員借閱查看檔案變得方便快捷,避免了因檔案管理不善給單位造成的損失,也極大提升了檔案查找和使用的效率。
OA系統(tǒng):http://m.floridaadministrativecode.com/