首頁 >
研究院 >
OA智庫 >
[新浪]OA選型報告：處理公務重要工具“協(xié)同OA公文收發(fā)管理
[新浪]OA選型報告：處理公務重要工具“協(xié)同OA公文收發(fā)管理
公文是政府機關(guān)處理公務和行政管理的重要工具，在各級機關(guān)、單位中，“辦公”的一個重要內(nèi)容就是辦理和制發(fā)文件，即“辦文”，辦文是每個機關(guān)、單位大量的、日常的工作。依靠網(wǎng)絡信息技術(shù)對公文進行高效有序的電子化處理，是電子政府建設的重要組成部分，是關(guān)系到電子政府建設全局的基礎性工程。老牌OA廠商華天動力協(xié)同OA公文收發(fā)管理系統(tǒng)能夠協(xié)助政府機關(guān)及企事業(yè)單位處理公文收發(fā)問題，具有很強的實用價值。我們今天分別了解下華天動力協(xié)同OA公文收文管理系統(tǒng)與公文發(fā)文管理系統(tǒng)的作用吧！
在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中，公文的收發(fā)管理是分別展示的，我們分別來闡述他們的功能。
發(fā)文管理
發(fā)文管理是對單位內(nèi)部發(fā)文過程的自動化管理。擬稿人依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關(guān)領(lǐng)導進行審核、復核、會簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié)）等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。在整個發(fā)文過程中，可實現(xiàn)督辦、催辦的功能。
華天動力工作流對發(fā)文管理的設計全面，使用快捷、靈活，可以滿足不同的應用需求。它完全按照大型企事業(yè)單位標準化的發(fā)文流程設計，功能完善，使用方便。WORD文檔和HTML表單相結(jié)合，收發(fā)文的正文采用WORD文檔格式，便于編輯，簽批單采用HTML表單格式，便于統(tǒng)計匯總。在發(fā)文的審批中，可以按照角色進行審批的流轉(zhuǎn)，可以通過相對路徑找到相應的崗位，如審批者的上級領(lǐng)導，當前審批者的上級領(lǐng)導。發(fā)文的流程既可以采用固定流程，一個模板綁定一個流程或多個流程的方式，也可以設定允許在流轉(zhuǎn)過程中自定義流程或修改已設定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復雜流程。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發(fā)起人。在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。它能夠?qū)崿F(xiàn)催辦，督辦，統(tǒng)計，轉(zhuǎn)發(fā)，分發(fā)功能。審批結(jié)束后，能夠?qū)?shù)據(jù)進行掛網(wǎng)發(fā)布并撤銷操作。它提供模板導入導出功能，方便使用。
收文管理
收文管理是對單位收到的公文進行管理的過程，公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)人員進行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關(guān)領(lǐng)導進行批示，并送交相關(guān)部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。公文收文管理包括兩種模式：一種是通過管理員預先設置好的收文模板和收文流程，進行收文登記、審核、批示、承辦、監(jiān)控、管理等一系列操作。適用于收文流程比較規(guī)范、審批人比較固定的企事業(yè)單位，比如行政文、黨委文、工會文都有與之對應的模板和審批流程。另一種是采用系統(tǒng)自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業(yè)單位。
收文管理分兩種類型，一種可以自定義收文模板和收文流程，實現(xiàn)不同的收文走不同的審批流程，適用于比較規(guī)范的收文管理；另一種是使用固定模板和自由流程，適用于比較靈活的收文管理。在收文流轉(zhuǎn)過程中，只有待辦人員才有權(quán)打開批辦，其他人都不能打開。最后由公文管理員對公文進行歸檔。歸檔時，可采用自動歸檔和手工歸檔。收文能實現(xiàn)多次分發(fā)、翻印，并與系統(tǒng)中的檔案管理功能結(jié)合，對收文文件進行歸檔。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)在收發(fā)文管理中采用了MS Office插件的技術(shù)，系統(tǒng)可以提供：掃描輸入、原文引入、手寫筆輸入、手工錄入、從電子郵件中直接轉(zhuǎn)入多種錄入方式，使得收文管理操作方便、快捷、易用。
華天動力協(xié)同OA公文收發(fā)管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢：
強大的審批流程設置功能。華天工作流擁有強大的審批流程，能滿足幾乎全部企業(yè)的審批需要。多變的流程、靈活的審批流程節(jié)點，使審批操作方便、快捷，另外，審批相關(guān)的設置操作皆以圖形展開設計，使用者可以對功能及操作一目了然。
專業(yè)的發(fā)文形式設計。華天對公文發(fā)文的設計完全按照大型企事業(yè)單位標準化的收發(fā)文流程設計，采用WORD文檔和HTML表單相結(jié)合的方式，收發(fā)文的正文均采用WORD文檔格式，便于對文檔進行編輯；而簽批單則采用HTML表單格式，便于對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。
數(shù)據(jù)的絕對安全。強大的權(quán)限設置功能，可對發(fā)文單每個控件進行讀寫權(quán)限設置，保證發(fā)文單的數(shù)據(jù)信息安全；多種方式的存檔功能，如轉(zhuǎn)存至文檔中心相應目錄，發(fā)文庫等，可對數(shù)據(jù)進行多次備份，保證數(shù)據(jù)不丟失；回收站的巧妙設計，可對刪除數(shù)據(jù)的操作進行二次保護，保證用戶的操作安全。
先進的公文管理功能華天不但擁有傳統(tǒng)的公文處理功能，如審批、修改文件、查看流轉(zhuǎn)記錄、查看流程等，為滿足用戶體驗，方便用戶使用，還在此基礎上進一步優(yōu)化功能，如手機短信提醒、郵件提醒、短消息提醒等多種方式的審批提醒；支持文檔的痕跡保留功能，輕松查看文件的修改情況；獨具的承辦流程、直到流程，簡化了普通流程的復雜化設計。這些智慧化的設計可以完美實現(xiàn)對公文的有序管理。
多面性。支持正文打印和發(fā)文單打印，可以將電子公文轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔，保證公文的準確性、真實性及完整性。發(fā)文庫功能可以實現(xiàn)迅速、全方位的資源共享，使得我們的工作能更高效更快捷更方便的得到處理。
目前，政府機關(guān)使用電腦進行文字處理已非常普遍，很多單位還不同程度地實現(xiàn)了公文運轉(zhuǎn)電子化管理，對收文辦理、發(fā)文辦理的登記、審核、擬辦、運轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進行管理，實現(xiàn)了公文查詢、統(tǒng)計、存儲、流轉(zhuǎn)的電子化及內(nèi)部網(wǎng)絡互聯(lián)。華天動力協(xié)同OA公文收發(fā)系統(tǒng)正是您處理公務的必備工具！
關(guān)鍵詞:
公務
公文
管理系統(tǒng)
