首頁 >
研究院 >
OA智庫 >
[ CIO時代]OA系統(tǒng)全解30：系統(tǒng)管理定乾坤
[ CIO時代]OA系統(tǒng)全解30：系統(tǒng)管理定乾坤
OA系統(tǒng)在使用前，必須由系統(tǒng)管理員做好各項設(shè)置，包括賬號、權(quán)限、流程、表單等。
有的企業(yè)為了省事，或者沒有專職的管理員，便讓廠商的實施人員來做這些工作，但卻也必須有一個人全程參與，以熟悉全部過程，否則日后的維護就會非常不便。
OA系統(tǒng)的設(shè)置與維護是管理員的工作，和其他使用人員無關(guān)，因此絕大部分人并不關(guān)心這部分功能。但對系統(tǒng)管理員來說，卻不但需要會用，而且要非常會用。既要懂產(chǎn)品，又要懂業(yè)務(wù)，還要會溝通，這不是誰都做得了的。
如果OA系統(tǒng)的后臺設(shè)置非常復(fù)雜，不夠易用，那么對系統(tǒng)管理員來說就非常頭疼了，即使耗費大量的時間和精力，系統(tǒng)也可能使用得不順暢，領(lǐng)導(dǎo)和員工就會不滿意。
在系統(tǒng)的后臺設(shè)置方面，華天動力OA系統(tǒng)做得非常不錯，視覺直觀，操作便捷，不需要專業(yè)的技術(shù)人員就可以很輕松的設(shè)置，這要得益于其一直提倡的“易用性”設(shè)計理念。以它為例，我們看看OA系統(tǒng)的后臺設(shè)置都有哪些內(nèi)容。
在小編看來，華天動力OA系統(tǒng)的后臺設(shè)置包括三大部分：1、人員設(shè)置；2、權(quán)限設(shè)置；3、功能設(shè)置。
1、 人員設(shè)置
人員設(shè)置包括部門設(shè)置、賬號設(shè)置、崗位設(shè)置、級別設(shè)置等，這既是使用OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是為后面的權(quán)限設(shè)置、流程設(shè)置做好準備。
一般來說，除了一線工人外，企業(yè)中的每個人都對應(yīng)OA系統(tǒng)的一個賬號。也有特殊情況，那就是幾個人共同使用一個賬號，這樣的賬號就叫“公共賬號”。
目前，華天動力等主流的OA系統(tǒng)都是按照注冊賬號數(shù)來銷售的（因為不好控制，不建議使用并發(fā)賬號數(shù)），如果賬號數(shù)量差別很大，價格也會差好幾個數(shù)量級。
企業(yè)要想確定自己的賬號數(shù)，有兩個相對簡便的辦法：一是看自己有多少管理人員；二是看自己有多少臺電腦。
2、 權(quán)限設(shè)置
權(quán)限設(shè)置是OA系統(tǒng)安全使用的根本保障，在OA系統(tǒng)中，每個人具有哪些權(quán)限都是可以設(shè)置的，包括允許他使用哪些功能，進行哪些操作，查看哪些文檔等。在華天動力OA系統(tǒng)中，這些權(quán)限既可以批量設(shè)置，也可以單獨設(shè)置，可以控制到每一項功能、每一個菜單。
比如辦公室人員有發(fā)送通知的權(quán)限，普通用戶則只有查看通知的權(quán)限；管理層人員有審批流程的權(quán)限，普通用戶則只有發(fā)起流程的權(quán)限；財務(wù)人員有管理固定資產(chǎn)的權(quán)限，普通用戶則只有申請資產(chǎn)的權(quán)限……
在OA系統(tǒng)中，因為工作需要，通常會有多個管理員，包括擁有最高權(quán)限的“超級管理員”，以及管理具體功能和特定人群的“二級管理員”、“三級管理員”。比如超級管理員可以為文件管理、人事管理、考勤管理、檔案管理、工作論壇等功能指定專門的管理員，由他們進行各項設(shè)置和日常維護，這樣就將工作分解給對應(yīng)的人。
3、 功能設(shè)置
功能設(shè)置就是對OA系統(tǒng)的功能菜單和操作進行設(shè)置，包括工作流設(shè)置、工作中心設(shè)置、任務(wù)管理設(shè)置、信息發(fā)布設(shè)置、文檔中心設(shè)置、報表設(shè)置等等。
這里面最重要的工作可能就是工作流設(shè)置了，包括流程設(shè)置、表單設(shè)置、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)置等。由于這部分工作比較難一點，所以很多企業(yè)都是請廠商的實施人員協(xié)助設(shè)置。但對于一些管理體制上的問題，還是需要企業(yè)自己拿主意，流程是先優(yōu)化再固化，還是先固化再優(yōu)化，需要結(jié)合自己的實際情況定奪。
其他功能設(shè)置的主要內(nèi)容是根據(jù)自己企業(yè)的管理需求，設(shè)置好功能的操作細節(jié)，比如發(fā)送通知是否允許評論，任務(wù)完成是否需要審批、文檔中心的目錄分類等。這時候管理員不必著急，因為企業(yè)不能一下子用起來全部功能，所以可以根據(jù)輕重緩急，逐一設(shè)置、開通。
可以看出，OA系統(tǒng)的設(shè)置過程，就是對企業(yè)管理體系和管理方法的一次全面梳理、優(yōu)化的過程。OA系統(tǒng)讓辦公、管理變得有形化和透明化，能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)問題、規(guī)范管理、落實制度、持續(xù)改進，這正是OA系統(tǒng)的核心價值。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)全解
