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[賽迪]協(xié)同OA“表單監(jiān)控”——小功能大智慧
[賽迪]協(xié)同OA“表單監(jiān)控”——小功能大智慧
在OA系統(tǒng)中，針對審批流轉(zhuǎn)應(yīng)用時常常會出現(xiàn)這樣的問題：當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想查看公司內(nèi)部所有審批流程的審批狀態(tài)以及過程（審批中以及審批完畢的），怎么查看？無論是否需要自己審批，財務(wù)經(jīng)理都需要監(jiān)控所有跟財務(wù)有關(guān)的申請和審批，可以實現(xiàn)么？員工發(fā)起了一個申請單，已經(jīng)有一些領(lǐng)導(dǎo)審批過了，但還未結(jié)束，現(xiàn)在需要把這張單子作廢，怎么辦？沒有參與審批的人可以將表單歸檔和打印么？領(lǐng)導(dǎo)人或監(jiān)控人能夠?qū)ξ赐瓿傻牧鞒踢M(jìn)行催辦么？審批過程中審批人因某些原因無法審批，需要臨時更改審批人怎么辦？能夠?qū)徟鷨无D(zhuǎn)發(fā)給其他非審批人員查看嗎？諸如此類的問題，在OA系統(tǒng)中如何實現(xiàn)，想必OA系統(tǒng)中的表單監(jiān)控功能可以全程為你排憂解難。那么，你對OA系統(tǒng)中的表單監(jiān)控功能了解多少？
我們來看下華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中的表單監(jiān)控功能。表單監(jiān)控提供了一個管理所有流轉(zhuǎn)單據(jù)的集中操作界面。正在審批和已經(jīng)審批完的所有表單都能被監(jiān)控和管理。在表單監(jiān)控中可以查看申請信息、當(dāng)前狀態(tài)、當(dāng)前流程、審批記錄和閱讀記錄。對審批中的表單可以更改本步審批人，可以通過發(fā)送消息的方法催促當(dāng)前審批人進(jìn)行審批操作。對審批完畢的表單可以歸檔、轉(zhuǎn)閱。對發(fā)送錯誤的審批申請可以由管理員刪除，減少冗余數(shù)據(jù)。
在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中表單監(jiān)控功能主要包括9項內(nèi)容。監(jiān)控范圍：正在審批和已經(jīng)審批完的所有表單都能被監(jiān)控和管理。監(jiān)控內(nèi)容：可以查看申請信息、當(dāng)前狀態(tài)、當(dāng)前流程、審批記錄和閱讀記錄更改審批人：對審批中的表單可以更改本步審批人。催辦：對于正在審批中的單據(jù)，可以通過發(fā)送消息的方法催促當(dāng)前審批人進(jìn)行審批操作。歸檔：對審批完畢的表單可以歸檔。打印：通過瀏覽器打印表單。刪除：對發(fā)送錯誤的審批申請可以由管理員刪除，減少冗余數(shù)據(jù)。查詢：一種查詢方式是通過模板分類和審批狀態(tài)的快捷查詢；另一種查詢方式則是根據(jù)表單內(nèi)容的高級查詢。監(jiān)控人：在設(shè)置表單的時候可以指定表單監(jiān)控人。只有表單監(jiān)控權(quán)限的人員才能在監(jiān)控畫面中查看和操作表單。轉(zhuǎn)閱：功能和分發(fā)一樣，但是只有審批完的表單才能夠轉(zhuǎn)閱。
某集團(tuán)實際應(yīng)用場景：
有了OA系統(tǒng)以后，金信集團(tuán)的辦公流程日漸規(guī)范起來了，達(dá)到了預(yù)期的效果，總經(jīng)理趙華威很滿意，但他還希望自己的幾個助手能夠多關(guān)注一下對審批流程的管理。他給財務(wù)總監(jiān)鄭和、行政總監(jiān)李國天、營銷副總張勝陽、生產(chǎn)副總張毅、信息部經(jīng)理姜程發(fā)了一封內(nèi)部郵件，要求不論是否需要自己審批，四位領(lǐng)導(dǎo)人都必須能夠全程監(jiān)控與自己職能相關(guān)的審批流程，行使必要的管理職能，確保流程更加有序、健康的運行，他要求姜程在技術(shù)上協(xié)助實現(xiàn)。
信息部經(jīng)理姜程知道，這就是表單監(jiān)控的功能，只是公司在以前并沒有好好地利用這個功能。根據(jù)趙總的要求，姜程將審批模板分為財務(wù)、行政、營銷、生產(chǎn)四大類，四大類審批單的監(jiān)控人分別設(shè)置為鄭和、李國天、張勝陽和張毅。這樣，他們就能夠監(jiān)控和管理到所有管轄范圍內(nèi)的審批單了。
設(shè)置好以后，姜程又向四位領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)介紹了表單監(jiān)控的用法，包括如何查看表單內(nèi)容和審批記錄，如何對審批人進(jìn)行催辦，如何臨時變更審批人，如何廢除錯誤的表單，如何轉(zhuǎn)閱已經(jīng)審批完畢的表單等。
關(guān)鍵詞:
表單
智慧
功能
