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[IT專家]OA系統(tǒng)選型,先弄清楚你的剛需
      OA系統(tǒng)選型不是一件簡單的事,既要懂技術(shù),又要懂業(yè)務。技術(shù)和業(yè)務又建立在需求的基礎(chǔ)上,因此最先需要搞清楚的,還是自己的需求到底是什么。

      每個部門都會有自己關(guān)心的需求,比如財務部門關(guān)心財務數(shù)據(jù)的整合,人事部門關(guān)心每天的考勤,業(yè)務部門關(guān)心使用是否方便,IT部門關(guān)心技術(shù)和服務,管理層最關(guān)心流程管理如何落實……

      面對這林林總總的需求,選型者是尋找一個“完美”的系統(tǒng),兼顧每個人的需求。還是抓大放小,取重避輕,滿足主要需求呢?

      國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商華天動力的項目經(jīng)理田宇對筆者說:在有限的成本和時間內(nèi),任何系統(tǒng)都不可能滿足所有人的需求。對選型者來說,最關(guān)鍵的問題是:分清楚哪些需求是剛需,哪些需求是“偽剛需”。

      田宇說,從功能角度說,一個完善的OA系統(tǒng)會包括短消息、文件傳送、電子郵件、通知、新聞、公告、工作日程、工作日記、工作計劃、任務管理、文檔中心、知識管理、電子期刊、規(guī)章制度、報表中心、審批流轉(zhuǎn)、公文發(fā)文、公文收文、論壇、在線調(diào)查、檔案中心、會議管理、車輛管理、辦公用品、圖書管理、固定資產(chǎn)、人力資源、客戶管理、門戶管理等三十余項功能。但到目前為止,他們還沒有發(fā)現(xiàn)哪一家用戶能夠把全部功能都用起來。

      雖然用戶使用的側(cè)重點各不相同,但總體來說,還是有一些功能使用得非常普遍,具有“剛需”本色,包括短消息、文件傳送、通知、文檔中心、審批流轉(zhuǎn)等。其中“審批流轉(zhuǎn)”也稱為工作流,這個功能不但用的多,而且也非常重要,堪稱是OA系統(tǒng)應用的絕對核心,企業(yè)必須認真的考察好這個功能。

      由此看出,企業(yè)在做需求調(diào)研時,應該收集到全部需求,但必須對這些需求進行評估和篩選,分清主次、輕重、緩急。管理系統(tǒng)的實施不是一步到位的,也不是大而全的,必須緊緊抓住核心需求,也就是自己的剛需,統(tǒng)籌兼顧其他需求和未來發(fā)展需求,才能夠選出適合自己的管理系統(tǒng),并降低采購成本,降低實施風險和周期。

      有的需求看起來很合理,甚至很重要,其實卻是想當然和理想化的,沒有太大的必要。這樣的需求就應該堅決摒棄,否則,會對選型造成很大的干擾,甚至導致選型失誤。

      田宇還提出了一個很有意思的現(xiàn)象,那就是有些剛需是“隱性”的,用戶往往知道,卻并沒有在選型中體現(xiàn)出來。比如OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、易用性和開放性,這幾個特性對任何一個用戶來說都是剛需,缺少了哪一個,都很難用好。

      很多用戶在選型時,都忽略了這些重要的性能,結(jié)果在系統(tǒng)實施后才發(fā)現(xiàn)問題,卻已經(jīng)無法補救。

     最后,對企業(yè)來說,還需要在剛需之間找到一種平衡。比如穩(wěn)定和省錢都是剛需,但二者都是有一個限度的,不能為了過分的穩(wěn)定,而導致成本劇增(除非你是銀行等特殊行業(yè)),也不能為了過分的省錢,而選一個不成熟、不穩(wěn)定的系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)選型
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