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[IT專家]OA系統(tǒng)選型，先弄清楚你的剛需
[IT專家]OA系統(tǒng)選型，先弄清楚你的剛需
OA系統(tǒng)選型不是一件簡單的事，既要懂技術(shù)，又要懂業(yè)務。技術(shù)和業(yè)務又建立在需求的基礎(chǔ)上，因此最先需要搞清楚的，還是自己的需求到底是什么。
每個部門都會有自己關(guān)心的需求，比如財務部門關(guān)心財務數(shù)據(jù)的整合，人事部門關(guān)心每天的考勤，業(yè)務部門關(guān)心使用是否方便，IT部門關(guān)心技術(shù)和服務，管理層最關(guān)心流程管理如何落實……
面對這林林總總的需求，選型者是尋找一個“完美”的系統(tǒng)，兼顧每個人的需求。還是抓大放小，取重避輕，滿足主要需求呢？
國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商華天動力的項目經(jīng)理田宇對筆者說：在有限的成本和時間內(nèi)，任何系統(tǒng)都不可能滿足所有人的需求。對選型者來說，最關(guān)鍵的問題是：分清楚哪些需求是剛需，哪些需求是“偽剛需”。
田宇說，從功能角度說，一個完善的OA系統(tǒng)會包括短消息、文件傳送、電子郵件、通知、新聞、公告、工作日程、工作日記、工作計劃、任務管理、文檔中心、知識管理、電子期刊、規(guī)章制度、報表中心、審批流轉(zhuǎn)、公文發(fā)文、公文收文、論壇、在線調(diào)查、檔案中心、會議管理、車輛管理、辦公用品、圖書管理、固定資產(chǎn)、人力資源、客戶管理、門戶管理等三十余項功能。但到目前為止，他們還沒有發(fā)現(xiàn)哪一家用戶能夠把全部功能都用起來。
雖然用戶使用的側(cè)重點各不相同，但總體來說，還是有一些功能使用得非常普遍，具有“剛需”本色，包括短消息、文件傳送、通知、文檔中心、審批流轉(zhuǎn)等。其中“審批流轉(zhuǎn)”也稱為工作流，這個功能不但用的多，而且也非常重要，堪稱是OA系統(tǒng)應用的絕對核心，企業(yè)必須認真的考察好這個功能。
由此看出，企業(yè)在做需求調(diào)研時，應該收集到全部需求，但必須對這些需求進行評估和篩選，分清主次、輕重、緩急。管理系統(tǒng)的實施不是一步到位的，也不是大而全的，必須緊緊抓住核心需求，也就是自己的剛需，統(tǒng)籌兼顧其他需求和未來發(fā)展需求，才能夠選出適合自己的管理系統(tǒng)，并降低采購成本，降低實施風險和周期。
有的需求看起來很合理，甚至很重要，其實卻是想當然和理想化的，沒有太大的必要。這樣的需求就應該堅決摒棄，否則，會對選型造成很大的干擾，甚至導致選型失誤。
田宇還提出了一個很有意思的現(xiàn)象，那就是有些剛需是“隱性”的，用戶往往知道，卻并沒有在選型中體現(xiàn)出來。比如OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、易用性和開放性，這幾個特性對任何一個用戶來說都是剛需，缺少了哪一個，都很難用好。
很多用戶在選型時，都忽略了這些重要的性能，結(jié)果在系統(tǒng)實施后才發(fā)現(xiàn)問題，卻已經(jīng)無法補救。
最后，對企業(yè)來說，還需要在剛需之間找到一種平衡。比如穩(wěn)定和省錢都是剛需，但二者都是有一個限度的，不能為了過分的穩(wěn)定，而導致成本劇增（除非你是銀行等特殊行業(yè)），也不能為了過分的省錢，而選一個不成熟、不穩(wěn)定的系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)選型
