檔案管理是主流的OA系統(tǒng)中必備的功能，這個(gè)功能很實(shí)用，能夠滿足絕大部分企事業(yè)單位對檔案管理的要求，用于構(gòu)建單位內(nèi)部的檔案管理中心是很方便的。
當(dāng)然，如果你是檔案館，或者對檔案管理要求非常嚴(yán)格的專業(yè)機(jī)構(gòu)，還是上馬一套獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)更靠譜。
OA系統(tǒng)中的檔案管理功能肯定無法跟獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)相比，其實(shí)這很正常，就像OA系統(tǒng)中的人事管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理等功能也無法跟獨(dú)立的管理軟件相比較一樣。但這些功能在應(yīng)付一般單位的使用時(shí)，還是綽綽有余的。OA系統(tǒng)本來就是一個(gè)全能冠軍，而非專項(xiàng)冠軍。
以國內(nèi)領(lǐng)先的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為例，它實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化和信息化。在OA系統(tǒng)中，檔案來自于兩個(gè)方面，一方面是審批完畢的表單、文件，或者是通知、公告等直接歸檔；另一方面則是將各種紙質(zhì)文檔掃描或拍照，上傳到OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子化管理。
為了讓員工上手更加容易，華天動(dòng)力在檔案管理中沿用了紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)專用術(shù)語，檔案分為類目、案卷、檔案三個(gè)級別，使得檔案整理更加明了。
面對一些用戶提出檔案需要經(jīng)常借閱的需求，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了完善的檔案借閱管理，并和工作流功能實(shí)現(xiàn)了集成使用。檔案借閱的請求、批示等工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。同時(shí)，檔案的去向、歸還和借閱人信息也可以被全程記錄，方便了檔案的監(jiān)控和追蹤。
另外，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了完備的檔案維護(hù)功能，對有保密期限要求的檔案提供了到期提醒功能，能夠及時(shí)銷毀檔案。同樣，所有的操作也都是有記錄可查的。
安全性是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的檔案管理也設(shè)有了完善的權(quán)限控制，檔案分級都有專業(yè)的管理人員管理，非管理人員要查閱檔案均需要申請、審核通過后才能查閱。
事實(shí)上，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)將檔案管理員分為三個(gè)級別：“檔案管理員”可進(jìn)行類目管理，設(shè)置類目的管理員和使用對象，“類目管理員”可進(jìn)行案卷管理，設(shè)置案卷的管理員和借閱范圍，“案卷管理員”可進(jìn)行檔案借閱審批、借閱檔案強(qiáng)制收回和檔案銷毀操作。
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華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊
目前，檔案管理的電子化、數(shù)字化已經(jīng)成為大勢所趨，而OA系統(tǒng)則提供了一個(gè)簡便、低成本的工具，使企事業(yè)單位不必上馬昂貴的檔案管理系統(tǒng)，就能夠輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和數(shù)字化，何樂而不為呢？
