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[網(wǎng)界]CIO談OA辦公系統(tǒng)選型(四):緊盯工作流

      OA辦公系統(tǒng)在助力企業(yè)快速成長方面的神奇力量,已經(jīng)被企業(yè)所廣泛認(rèn)可,引進OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。但當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)市場魚龍混雜,推出的OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品層出不窮。企業(yè)CIO想要從中選擇一款給力的OA辦公系統(tǒng),頗費腦筋。

      為此,國內(nèi)知名的OA辦公系統(tǒng)商華天動力給國內(nèi)的CIO們提供了一個建議,那就是:考核一個OA辦公系統(tǒng)是否給力,流程管理能力是最重要的因素。事實上,越來越多的CIO們也都意識到這一點,將OA辦公系統(tǒng)是否具備完善的工作流管理功能作為選型的關(guān)鍵。

      甚至有CIO做過這樣的比喻,工作流就像縱橫交錯的管道,構(gòu)成一張嚴(yán)密的辦公網(wǎng)絡(luò),連接起企業(yè)內(nèi)每個人、崗位、部門、事務(wù),這張網(wǎng)絡(luò)的順暢與否,決定了企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力的高低。既然工作流如此重要,那么它是不是就會很繁瑣呢?用戶無法很好的了解它的精髓以及駕馭它呢?

      答案是否定的,對于好的OA廠商來講,它們可以提供圖形化流程設(shè)計,企業(yè)可以自己修改和設(shè)計流程。以華天動力OA為例,它們把復(fù)雜留給了自己,簡單留給了客戶。華天動力OA的工作流可以動態(tài)的適應(yīng)企業(yè)組織架構(gòu)的變化,在大部分情況下企業(yè)是無需修改流程的,使用起來非常簡單方便。

      如果流程中的審批人經(jīng)常變動,而崗位不變,那么可以使用基于崗位的華天動力OA流程設(shè)置方式,包括絕對崗位和相對崗位,這樣不管在該崗位上的人員是誰,流程都會自動通過該崗位對應(yīng)的審批人進行審批。如果流程中的崗位經(jīng)常變動,而審批人不變,那么可以使用華天動力OA基于人的流程設(shè)置方式,這樣不管該審批人處于什么崗位,流程也都會準(zhǔn)確的找到他進行審批。

      為了實現(xiàn)企業(yè)更好的流程管理,華天動力設(shè)計了七大流程管理類型,包括:自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程、無流程。除了“無流程”是一種比較特殊的流程外,其他幾種流程都是非常常用的。華天動力專家表示,這七大流程既可以獨立使用,也可以組合使用,既有規(guī)范性,又有靈活性,可以完全滿足企業(yè)各種復(fù)雜的流程管理需求。

      為了進一步發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的價值,華天動力OA還推出了工作流2.0,實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)整合。事實上,華天動力OA工作流的最大優(yōu)勢在于可以便捷的實現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù),以及OA辦公系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和整合,以華天動力的用戶——大連飛創(chuàng)信息技術(shù)有限公司為例:

      大連飛創(chuàng)信息技術(shù)有限公司是大連商品交易所(簡稱大商所)的全資子公司,對協(xié)同OA辦公系統(tǒng)最核心的需求就是流程管理,希望能借助系統(tǒng)徹底解決內(nèi)部審核的過程管理和報表統(tǒng)計問題。引進華天動力OA后,飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務(wù)關(guān)系緊密的表單做成標(biāo)準(zhǔn)化的模版,并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化的流程,可以便捷地進行數(shù)據(jù)整合,大大提升工作效率和質(zhì)量,以公司“報銷單”的設(shè)計為例:



 
    這個“報銷單”內(nèi)涉及到兩處數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),一是可以和“預(yù)算表”關(guān)聯(lián)預(yù)算額度,二是可以和“借款單”關(guān)聯(lián)預(yù)借金額。這樣的流程設(shè)計充分利用了華天動力OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢,那就是能在人事、財務(wù)等不同的表單間都可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享,消除信息孤島,帶來更高的工作效率。該“報銷單”的審批流程為如下圖示:


 
      在這個流程圖里面涉及多處條件跳轉(zhuǎn),系統(tǒng)會根據(jù)申請人崗位和報銷金額的不同自動判斷下一步流轉(zhuǎn)步驟。比如步驟2“財務(wù)審核”后可能會流轉(zhuǎn)到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6,流程跳轉(zhuǎn)的條件由管理員進行設(shè)置和維護。這樣智能化的設(shè)計也讓相關(guān)人員使用起來非常便捷。

      目前,號稱“工作流管理專家”的華天動力OA辦公系統(tǒng)發(fā)展十分迅速,這也跟CIO們越來越重視工作流應(yīng)用有關(guān)。作為OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用最重要的核心,工作流管理也成了CIO們的必修功課,他們認(rèn)識到:只有做好工作流管理,企業(yè)才能將OA辦公系統(tǒng)的價值最大限度的發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞: 工作流 辦公系統(tǒng)
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