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[CIO時代]OA系統(tǒng)全解15:實用的任務(wù)管理
      OA系統(tǒng)在企業(yè)協(xié)作辦公方面的應(yīng)用,很重要的一個功能就是任務(wù)管理。

      當(dāng)然,為了體現(xiàn)“高大上”的形象,也有的OA系統(tǒng)稱之為“項目管理”。但筆者認為這是一種嘩眾取寵的叫法,因為OA系統(tǒng)中的項目管理和獨立的項目管理軟件相差甚遠。而且獨立的項目管理軟件又具有很強的行業(yè)特色,而OA系統(tǒng)中的項目管理卻是通用的。

      因此,筆者認為還不如叫任務(wù)管理更準確,這個功能設(shè)計的出發(fā)點就是以簡潔的應(yīng)用,實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行過程中的進度管理、文檔共享和在線溝通。沒必要做得像項目管理軟件那么復(fù)雜和行業(yè)化,自然也沒有那么昂貴。

      在國內(nèi)領(lǐng)先的華天動力OA系統(tǒng)提供的資料上,筆者看到其任務(wù)管理功能的設(shè)計理念非常具有代表性:任務(wù)管理的作用是實現(xiàn)團隊高效率協(xié)作辦公,它打破了行政部門和職位的壁壘,以任務(wù)組為單位,以目標為導(dǎo)向,注重任務(wù)的分解、協(xié)作、監(jiān)督、反饋,以及績效統(tǒng)計,大大提高任務(wù)執(zhí)行效率。

      下圖為華天動力OA系統(tǒng)中任務(wù)管理模塊的具體功能,它的總體框架就是分配任務(wù)、接收任務(wù)、任務(wù)執(zhí)行、任務(wù)驗收、任務(wù)績效:
OA系統(tǒng)全解15:實用的任務(wù)管理
      在這個功能模塊中,有一些關(guān)鍵點需要注意:

      每個任務(wù)都可以分解成多個子任務(wù),也可以分解為多級子任務(wù)。

      任務(wù)的分配人、責(zé)任人、參閱人、監(jiān)控人可以查看任務(wù)及其子任務(wù)的所有信息,包括任務(wù)進度、任務(wù)反饋、任務(wù)訪問記錄等,并能夠?qū)崟r在線溝通任務(wù)執(zhí)行過程中的各種問題。

      能夠方便的實現(xiàn)任務(wù)責(zé)任人的變更。

      任務(wù)完成時,責(zé)任人可以提交完成申請,由分配人進行最終的完成確認,也可以直接提交任務(wù)完成,無需任務(wù)分配人進行確認。具體方式由企業(yè)自主決定。

      能夠生成詳細的任務(wù)績效統(tǒng)計報表,可以按人、部門、公司、下屬人員等方式,統(tǒng)計在一段時間內(nèi)的所有任務(wù)的完成情況。

      通過華天動力OA系統(tǒng)中的任務(wù)管理功能,我們可以看到OA系統(tǒng)的主要作用,就是提供一個可視化的工具,實現(xiàn)各項任務(wù)的透明化管理。每個任務(wù)的所有信息,包括參與人員、溝通記錄、相關(guān)文檔、進度狀況、變更信息等都一目了然,有據(jù)可查。

      有了這個工具,每個人都可以清晰的管理以“我”為中心的各類任務(wù),包括個人負責(zé)的任務(wù)、分配的任務(wù)。而且全方位的任務(wù)提醒、分顏色標注的任務(wù)進度顯示、實時的任務(wù)績效報表,都能夠推動任務(wù)的有效執(zhí)行。

     善用OA系統(tǒng)中的任務(wù)管理功能,能夠幫助企業(yè)打造高效的企業(yè)執(zhí)行文化,以任務(wù)管理為核心,推動企業(yè)管理上一個新臺階。
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)全解
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