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[中國(guó)軟件網(wǎng)]華天動(dòng)力協(xié)同軟件六大實(shí)踐(1):諸神歸位
      《諸神之戰(zhàn)》中,神仙之間的打架和群毆再次展現(xiàn)了非凡的暴力美學(xué),給人帶來(lái)極強(qiáng)的視覺(jué)刺激。正所謂“看熱鬧的不怕事兒大”,越亂越好玩,越狠越好看。

      可是,當(dāng)這一切發(fā)生在真實(shí)社會(huì)中,發(fā)生在我們的企業(yè)中時(shí),還會(huì)好玩么?我們?cè)谄髽I(yè)里面沒(méi)有閃電和叉子,也沒(méi)有寶劍和盾牌,可是有兩個(gè)更致命的武器(確切的說(shuō)是惡習(xí)):拖延和推諉。它們給企業(yè)的辦公秩序帶來(lái)了嚴(yán)重的混亂和傷害,使企業(yè)陷入流程混亂、效率低下、怠工返工、執(zhí)行不力的危險(xiǎn)境地。

      規(guī)范辦公流程——這正是協(xié)同軟件(OA)在企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐中的一項(xiàng)重要工作,也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

      怎么規(guī)范呢?就是讓各路神仙們各就各位、各司其職、各盡其責(zé)、以事找人,不要互相糾纏、干擾、重疊、拖延、推諉甚至打架。 

      華天動(dòng)力認(rèn)為,協(xié)同軟件將企業(yè)中的辦公流程進(jìn)行歸納、整理、提取、優(yōu)化,最終形成模板,模板包括表單、流程、節(jié)點(diǎn)三大要素,有規(guī)范而清晰的定義:

      表單是事務(wù)的記錄載體,它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去描述這件事情,全體人員使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使事情更容易被記錄、理解和分析。

      比如一個(gè)請(qǐng)假流程,申請(qǐng)人必須在請(qǐng)假單上填寫請(qǐng)假天數(shù),并從設(shè)定好的8種請(qǐng)假類別中選擇一種,以便于人事部門月度、季度或年度統(tǒng)計(jì)匯總。必須在請(qǐng)假時(shí)間的下面填寫請(qǐng)假事由,以方便審批人進(jìn)行查看和審批。申請(qǐng)人不能自己去胡亂填寫,更不能隨便的寫在一張紙上就去找領(lǐng)導(dǎo)審批。 流程是事務(wù)的處理過(guò)程,它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去處理這件事情,避免造成順序上的錯(cuò)誤,以及沒(méi)人管、多人管、推諉、拖延等各種問(wèn)題的發(fā)生。

      還比如上面的請(qǐng)假流程,其實(shí)可能有以下5種處理流程,這5種流程都會(huì)由協(xié)同軟件自動(dòng)處理(管理員要預(yù)先設(shè)置好),并不需要申請(qǐng)人去人工選擇,軟件根據(jù)申請(qǐng)人的崗位級(jí)別和請(qǐng)假天數(shù)來(lái)判斷: 

      1、普通員工請(qǐng)假2天以內(nèi)的(含2天),請(qǐng)假單由部門主管批準(zhǔn),人事備檔; 

      2、2天以上,5天以內(nèi)的(含5天),經(jīng)部門主管同意后,再由主管副總批準(zhǔn)后人事備檔; 

      3、5天以上的,經(jīng)部門主管、主管副總確認(rèn)后,再由總經(jīng)理批準(zhǔn)后人事備檔;

      4、部門主管請(qǐng)事假3天以內(nèi)的,請(qǐng)假單由主管副總批準(zhǔn);3天以上的,經(jīng)主管副總確認(rèn)后,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后人事備檔; 

      5、公司直屬各部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假,2天以內(nèi)的(含2天)告知總經(jīng)理;2天以上的,需由總經(jīng)理書面批準(zhǔn)后人事備檔; 

     節(jié)點(diǎn)是事務(wù)的處理方式,如校對(duì)、會(huì)簽、分發(fā)、審批、承辦等,它對(duì)申請(qǐng)人的處理權(quán)限進(jìn)行了規(guī)范,因?yàn)槊總€(gè)節(jié)點(diǎn)都包含相應(yīng)的操作權(quán)限,決定他能否對(duì)申請(qǐng)單的內(nèi)容和流程進(jìn)行打印、修改、回退、蓋章等操作。

      還比如上面的請(qǐng)假流程,企業(yè)可以設(shè)定部門主管有權(quán)修改請(qǐng)假單的內(nèi)容,比如請(qǐng)假天數(shù),也有權(quán)退回,但無(wú)權(quán)蓋章和修改審批流程。人事專員無(wú)權(quán)修改請(qǐng)假單的內(nèi)容,也無(wú)權(quán)退回,但可以蓋章。 

      請(qǐng)假管理是企業(yè)辦公中最常用、最簡(jiǎn)單的工作流程之一,可是即使這樣簡(jiǎn)單的流程,如果不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的規(guī)范,仍然會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題,我在一個(gè)企業(yè)就看到了如下的真實(shí)場(chǎng)景:

      總經(jīng)理找實(shí)施部經(jīng)理陳強(qiáng)而不見(jiàn),問(wèn)實(shí)施部的員工,答道:我們經(jīng)理生病請(qǐng)了3天假。

      總經(jīng)理大怒:請(qǐng)假怎么沒(méi)經(jīng)過(guò)我審批呢?

      然后立刻給陳強(qiáng)打電話:你什么時(shí)候請(qǐng)假了,怎么不經(jīng)過(guò)我的審批就走了?

      陳強(qiáng)覺(jué)得很冤:我跟劉副總請(qǐng)假了呀,他都同意了。

      總經(jīng)理:部門經(jīng)理請(qǐng)假3天要經(jīng)過(guò)我的同意,你不知道么?

      陳強(qiáng):啊?我以為3天假只要跟劉副總請(qǐng)就可以了呢,人事部王倩也沒(méi)跟我說(shuō)呀。

      總經(jīng)理:這個(gè)制度是我定的,還要我再給你解釋一遍么?

      陳強(qiáng):對(duì)不起王總,我這就回去上班。

      陳強(qiáng)回到公司馬上找到王倩:王倩,部門經(jīng)理請(qǐng)假3天要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批,你怎么沒(méi)告訴我呀,害得我被罵一頓。

      王倩:是么?我還以為3天以上才需要總經(jīng)理審批呢,你看我剛來(lái)不久,對(duì)這個(gè)流程還不熟悉,對(duì)不起哦。

      陳強(qiáng):…… 

      所以,協(xié)同軟件將原本復(fù)雜、混亂、模糊的工作流程進(jìn)行了整理、規(guī)范和提煉,并以模板的形式保存下來(lái)。當(dāng)某人發(fā)起一項(xiàng)流程時(shí),就可以直接調(diào)用該流程模板,這樣這個(gè)流程的內(nèi)容、處理過(guò)程、處理方式都將在規(guī)范和正確的狀態(tài)下進(jìn)行,并能夠得到有效的監(jiān)控、跟蹤、提醒、反饋、保存、統(tǒng)計(jì)和檢索,并不斷的將其優(yōu)化。

      華天動(dòng)力認(rèn)為,消滅“我以為”,要靠企業(yè)文化的訓(xùn)導(dǎo),也要靠協(xié)同軟件這樣的工具。企業(yè)在最初使用協(xié)同軟件來(lái)規(guī)范流程的時(shí)候,必然會(huì)有一些人反而覺(jué)得很不便、很麻煩,然后就不習(xí)慣、不喜歡使用這個(gè)軟件??墒且?,規(guī)范不是束縛,而是疏導(dǎo),是為了更大效率的發(fā)揮。

      這就像開(kāi)車一樣,你也許會(huì)覺(jué)得沒(méi)必要規(guī)定右側(cè)通行,大家在馬路上見(jiàn)縫插針的隨便開(kāi)不是很爽么,但顯然這樣開(kāi)車你會(huì)走得更慢,而且小命不保。而如果你適應(yīng)并習(xí)慣了右側(cè)通行的規(guī)則,就會(huì)覺(jué)得非常舒服,效率更高,安全性更高,并形成依賴。 
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