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[中國軟件網(wǎng)]華天動(dòng)力協(xié)同軟件六大實(shí)踐(3)：成本黑洞
[中國軟件網(wǎng)]華天動(dòng)力協(xié)同軟件六大實(shí)踐(3)：成本黑洞
什么是企業(yè)最大的成本？
不是生產(chǎn)成本，而是人的成本。
人的成本中最大的是什么？不是工資和福利，而是人在工作中因效能低下而產(chǎn)生的隱形成本，這是一種能量極大、殺傷力極大的成本。它像黑洞一樣，無法被直接觀察到，卻會(huì)吞噬掉一個(gè)企業(yè)的所有積極工作的成果，甚至于，它讓企業(yè)根本就無法積極工作。
減少工作效能中的成本黑洞——是我們今天要說的協(xié)同軟件六大實(shí)踐之三。
什么是工作效能的成本黑洞？在上篇文章中，我們知道效能是工作速度、質(zhì)量和結(jié)果的綜合考量，工作效能的成本黑洞有很多：管理混亂、流程不清、溝通不暢、浪費(fèi)嚴(yán)重、目標(biāo)不清、分工不明、效率低下、無法追索、推諉、延誤、返工、爭執(zhí)、積怨、內(nèi)耗……它們會(huì)讓企業(yè)不堪重負(fù)，舉步維艱。
無論是企業(yè)的最高管理者，還是每一級(jí)經(jīng)理、每一個(gè)員工，他的工作要旨都是讓有限的資源價(jià)值最大化，因?yàn)槊總€(gè)人掌握的內(nèi)、外部資源都是有限的，他要做的都是在本職工作中將自己的損耗降到最低，將效能發(fā)揮到最高，不要被成本黑洞吸進(jìn)去，才能為企業(yè)創(chuàng)造最大的價(jià)值。但事實(shí)上，華天動(dòng)力發(fā)現(xiàn)，即使是最優(yōu)秀的企業(yè)，員工平均效能的發(fā)揮也沒有超過80%，甚至很多企業(yè)連50%都不到，時(shí)間在浪費(fèi)，精力在浪費(fèi)，人才在浪費(fèi)，資源在浪費(fèi)，這對(duì)企業(yè)來說是不可承受之痛。
我們來看看這些浪費(fèi)是怎么產(chǎn)生的：
北京某大型科技公司貴陽辦事處的業(yè)務(wù)代表劉陽要參加一個(gè)大型投標(biāo)，按公司的投標(biāo)管理規(guī)定，他要進(jìn)行一系列較為復(fù)雜的工作：
首先劉陽回到北京，填寫《投標(biāo)信息單》，拿給市場經(jīng)營部項(xiàng)目管理科科長審批，項(xiàng)目科長根據(jù)投標(biāo)單的信息填寫了一份《法人委托授權(quán)書》，去找具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意投標(biāo)，于是項(xiàng)目科長找到辦公室的印章管理員，請(qǐng)他蓋法人章，同時(shí)，印章管理員也做了“法人授權(quán)用印登記”，并讓項(xiàng)目科長簽字。
拿到《法人委托授權(quán)書》，劉陽馬上準(zhǔn)備標(biāo)書。由于該項(xiàng)目較為復(fù)雜，所以劉陽想請(qǐng)市場經(jīng)營部招投標(biāo)中心協(xié)助，他將授權(quán)書和項(xiàng)目相關(guān)的所有資料拿到招投標(biāo)中心，請(qǐng)人家務(wù)必幫忙在6天內(nèi)完成制作，但小李告訴他：最近全國各地的大項(xiàng)目都很多，招投標(biāo)中心每天都加班加點(diǎn)的工作呢，他那份標(biāo)書得排隊(duì)。
劉陽叮囑一番后返回貴陽，繼續(xù)聯(lián)絡(luò)項(xiàng)目事宜。
第二天上午，劉陽打電話詢問標(biāo)書開始做了沒有，小李告訴他還沒有，要明天才能做，劉陽又說了一堆好話，無非是請(qǐng)吃飯、打保齡之類的。
第三天上午，劉陽再打電話過去，小李不在，小姚說道：小李請(qǐng)假了，沒看見你的材料呀，你的材料送過來了么，小李也沒說呀？劉陽說：我周一就送過去了啊。小姚說：可能是小李忘了吧，我們現(xiàn)在在趕總部的一個(gè)標(biāo)書，你那個(gè)要等到后天吧。
劉陽有點(diǎn)暈了，算算時(shí)間，后天做還是來得及的，但一旦后天又出現(xiàn)變故呢？劉陽想起小李拿到他的投標(biāo)材料時(shí)跟他說：你們業(yè)務(wù)員做項(xiàng)目多牛啊，請(qǐng)客戶吃喝玩樂，臟活累活全我們干，項(xiàng)目做成了，你們拿一大筆獎(jiǎng)金，我們什么也沒有…… 劉陽明白了，招投標(biāo)中心的人對(duì)他們業(yè)務(wù)員最近有些不滿，看來不能再等了，算了，自己趕回去親自做標(biāo)書吧。他立刻預(yù)定當(dāng)晚的機(jī)票，真是驚險(xiǎn)，只剩一張頭等艙的機(jī)票了。
用了一天加大半個(gè)晚上的時(shí)間，總算把標(biāo)書趕出來了。第二天一上班，劉陽就把標(biāo)書拿到技術(shù)質(zhì)量部，技術(shù)質(zhì)量部的領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了一份《標(biāo)書審核通知單》，讓指定的審核人員進(jìn)行技術(shù)審核，然后到安全科進(jìn)行安全方案審核，最后到招投標(biāo)中心進(jìn)行商務(wù)經(jīng)濟(jì)標(biāo)審核。期間，劉陽對(duì)標(biāo)書的內(nèi)容和格式上錯(cuò)誤以及不規(guī)范的地方進(jìn)行了反復(fù)的修正，最后，將標(biāo)書打印成六份，找到辦公室的印章管理員給標(biāo)書蓋章，然后裝訂、密封，終于按時(shí)提交了標(biāo)書。
但劉陽總覺得這次投標(biāo)太匆忙了，而且這幾天自己回來做標(biāo)書，未能跟客戶進(jìn)行更充分的溝通和交流，導(dǎo)致在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上心里沒譜，標(biāo)書并不是很完美。果不其然，15天后，忐忑的劉陽接到消息，自己落標(biāo)了。
我們看看這些工作里面存在什么問題呢？
1. 《投標(biāo)信息單》應(yīng)該可以在外地向公司提出申請(qǐng)，這樣如果公司不同意，就沒有必要來回跑而浪費(fèi)時(shí)間和差旅費(fèi)了；
2. 《投標(biāo)信息單》可以直接生成《法人委托授權(quán)書》，這樣項(xiàng)目管理科就沒有必要重新填寫一份文件；
3. 《法人委托授權(quán)書》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、辦公室蓋章后可以直接由辦公室存檔，這樣就沒必要再單獨(dú)填寫一份“法人授權(quán)用印登記”；
4. 《法人委托授權(quán)書》、《投標(biāo)信息單》可以直接生成一份《標(biāo)書制作通知單》流轉(zhuǎn)到招投標(biāo)中心，這個(gè)通知單上應(yīng)記錄投標(biāo)資料、接收日期、完成日期、制作要求等內(nèi)容，防止招標(biāo)中心遺忘、推諉、延誤，既方便其合理安排時(shí)間，也方便委托人和領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)制作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控；
5. 標(biāo)書制作完成后，應(yīng)該可以同時(shí)進(jìn)行技術(shù)審核、安全方案審核、商務(wù)經(jīng)濟(jì)標(biāo)審核，審核完畢自動(dòng)匯總到最終的標(biāo)書成稿；
6. 將中標(biāo)信息與績效考核掛鉤，若中標(biāo)，則給標(biāo)書制作人員相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以提升其工作積極性；
7. 該項(xiàng)目的所有相關(guān)信息俊可以自動(dòng)記錄，關(guān)聯(lián)檢索，匯總統(tǒng)計(jì)，不需要人工整理……
以上這些工作首先需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理規(guī)范，其次需要協(xié)同軟件這樣的管理工具來輔助執(zhí)行。如果劉陽通過協(xié)同軟件來發(fā)起一個(gè)投標(biāo)管理流程，那么將會(huì)是另一番完全不同的景象：他在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程審批、遠(yuǎn)程監(jiān)控，以及標(biāo)書審核的分流與合并，不需要來回折騰，找這找那，他能夠有時(shí)間和精力與客戶進(jìn)行更有效的溝通，并及時(shí)將信息反饋給總部，將標(biāo)書做得更好。對(duì)劉陽來說，他最大的效能和績效來自于和客戶的溝通，而不是制作標(biāo)書，更不是裝訂打印。
通過協(xié)同軟件，我們可以輕松解決上面提到的7個(gè)問題，減少大量重復(fù)工作、手工操作、等待時(shí)間和資源損耗，將時(shí)間成本、差旅成本、人力成本降到最低，將人的效能發(fā)揮到最高。華天動(dòng)力認(rèn)為，效能低下的主要原因在于溝通不暢和流程混亂，而解決這個(gè)問題正是協(xié)同軟件的強(qiáng)項(xiàng)，它通過建立暢通的溝通渠道和優(yōu)化流程來提升組織的執(zhí)行效能，以技術(shù)手段架設(shè)組織的“即時(shí)工作系統(tǒng)”，培養(yǎng)組織高效的執(zhí)行文化，讓組織走向高效執(zhí)行的良性軌道。
讓正確的人，以正確的方式，做正確的事情，將每個(gè)人的工作效能最大化，正是協(xié)同軟件帶給企業(yè)的重要價(jià)值。
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