人、財、物是企業(yè)內(nèi)部管理的三大要素，隨著信息化辦公的興起，企業(yè)逐漸用辦公自動化系統(tǒng)（OA）代替了人工跑腿，用財務(wù)軟件代替了手工記賬，在工作效率和質(zhì)量上實現(xiàn)了巨大的提升。
“一套軟件可以抵得上一個部門”，某企業(yè)主管如是說。
現(xiàn)在，OA系統(tǒng)和財務(wù)軟件已經(jīng)成為應(yīng)用最廣泛的管理軟件。隨著其自身發(fā)展的成熟，它們的應(yīng)用正進入一個全新的階段，即實現(xiàn)兩種系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合，從而實現(xiàn)兩種系統(tǒng)的整合應(yīng)用，達到消除信息孤島，減少重復(fù)工作的目的。
我們知道OA系統(tǒng)以流程管理為核心，包括財務(wù)管理中的一系列流程，如借支、報銷、采購、預(yù)算、差旅費管理等，都是在OA系統(tǒng)中審批流轉(zhuǎn)的。而財務(wù)軟件以財務(wù)管理為核心，實現(xiàn)企業(yè)賬目、資金賬戶、企業(yè)收支狀況等方面的管理，管理的內(nèi)容是財務(wù)數(shù)據(jù)。所以這兩種系統(tǒng)之間的整合，就是OA系統(tǒng)工作流和財務(wù)軟件中財務(wù)數(shù)據(jù)的整合。
通過華天動力OA系統(tǒng)的一個實例，我們可以看到費用報銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后，報銷數(shù)據(jù)直接傳到金蝶KIS系統(tǒng)中生成財務(wù)憑證，無需再手工錄入。華天動力OA系統(tǒng)素以工作流管理見長，最近更提出工作流2.0的概念，強調(diào)工作流數(shù)據(jù)的整合應(yīng)用，所以這個實例非常具有代表性。
1、OA系統(tǒng)中的費用報銷單：
這是員工在OA系統(tǒng)中提交的一份“費用報銷單”，需要報銷差旅費3726元，各位審批已經(jīng)簽章審批完成。
2、財務(wù)軟件中的憑證：
上述報銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后，報銷數(shù)據(jù)就會自動傳入在金蝶KIS系統(tǒng)，生成財務(wù)憑證（黑色背景行），可以看到摘要、科目代碼、金額等各項目都非常準確和規(guī)范：
華天動力是如何實現(xiàn)這種整合的呢？在其官網(wǎng)（
m.floridaadministrativecode.com）上的在線試用版中，我們能夠在表單模板設(shè)置中看到一個“后臺觸發(fā)程序”的設(shè)置。它就像一個橋梁，讓OA系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來。企業(yè)可以在OA系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間建立多個這樣的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)兩種系統(tǒng)的無縫整合。如下圖示：
據(jù)業(yè)內(nèi)人士介紹，和其他系統(tǒng)間雙向性的整合模式不同，OA系統(tǒng)和財務(wù)軟件之間的整合多是單向的。即只需要將數(shù)據(jù)從OA系統(tǒng)傳到財務(wù)軟件，而不需要相反，這主要和財務(wù)軟件的封閉性及敏感性特點有關(guān)。
這種整合模式對OA系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn)，因為財務(wù)軟件的可塑性很小，所以整合的重任就落在了OA系統(tǒng)的身上。既要保證數(shù)據(jù)整合的準確、便捷，更要保證安全性，很多低端的OA系統(tǒng)的確還難以勝任。
而有的OA系統(tǒng)雖然可以實現(xiàn)這種整合，卻又需要進行復(fù)雜而昂貴的二次開發(fā)。顯然對企業(yè)來說，還需要在選擇OA系統(tǒng)的時候多花點心思，好好的試一試、比一比，才能在整合的過程中稱心如意。
