人、財、物是企業(yè)內部管理的三大要素,隨著信息化辦公的興起,企業(yè)逐漸用辦公自動化系統(tǒng)(OA)代替了人工跑腿,用財務軟件代替了手工記賬,在工作效率和質量上實現(xiàn)了巨大的提升。
“一套軟件可以抵得上一個部門”,某企業(yè)主管如是說。
現(xiàn)在,OA系統(tǒng)和財務軟件已經成為應用最廣泛的管理軟件。隨著其自身發(fā)展的成熟,它們的應用正進入一個全新的階段,即實現(xiàn)兩種系統(tǒng)間的數據整合,從而實現(xiàn)兩種系統(tǒng)的整合應用,達到消除信息孤島,減少重復工作的目的。
我們知道OA系統(tǒng)以流程管理為核心,包括財務管理中的一系列流程,如借支、報銷、采購、預算、差旅費管理等,都是在OA系統(tǒng)中審批流轉的。而財務軟件以財務管理為核心,實現(xiàn)企業(yè)賬目、資金賬戶、企業(yè)收支狀況等方面的管理,管理的內容是財務數據。所以這兩種系統(tǒng)之間的整合,就是OA系統(tǒng)工作流和財務軟件中財務數據的整合。
通過華天動力OA系統(tǒng)的一個實例,我們可以看到費用報銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后,報銷數據直接傳到金蝶KIS系統(tǒng)中生成財務憑證,無需再手工錄入。華天動力OA系統(tǒng)素以工作流管理見長,最近更提出工作流2.0的概念,強調工作流數據的整合應用,所以這個實例非常具有代表性。
1、OA系統(tǒng)中的費用報銷單:
這是員工在OA系統(tǒng)中提交的一份“費用報銷單”,需要報銷差旅費3726元,各位審批已經簽章審批完成。
2、財務軟件中的憑證:
上述報銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后,報銷數據就會自動傳入在金蝶KIS系統(tǒng),生成財務憑證(黑色背景行),可以看到摘要、科目代碼、金額等各項目都非常準確和規(guī)范:
華天動力是如何實現(xiàn)這種整合的呢?在其官網(
m.floridaadministrativecode.com)上的在線試用版中,我們能夠在表單模板設置中看到一個“后臺觸發(fā)程序”的設置。它就像一個橋梁,讓OA系統(tǒng)和財務系統(tǒng)之間的數據關聯(lián)起來。企業(yè)可以在OA系統(tǒng)和財務系統(tǒng)之間建立多個這樣的關聯(lián),實現(xiàn)兩種系統(tǒng)的無縫整合。如下圖示:
據業(yè)內人士介紹,和其他系統(tǒng)間雙向性的整合模式不同,OA系統(tǒng)和財務軟件之間的整合多是單向的。即只需要將數據從OA系統(tǒng)傳到財務軟件,而不需要相反,這主要和財務軟件的封閉性及敏感性特點有關。
這種整合模式對OA系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn),因為財務軟件的可塑性很小,所以整合的重任就落在了OA系統(tǒng)的身上。既要保證數據整合的準確、便捷,更要保證安全性,很多低端的OA系統(tǒng)的確還難以勝任。
而有的OA系統(tǒng)雖然可以實現(xiàn)這種整合,卻又需要進行復雜而昂貴的二次開發(fā)。顯然對企業(yè)來說,還需要在選擇OA系統(tǒng)的時候多花點心思,好好的試一試、比一比,才能在整合的過程中稱心如意。