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[騰訊]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)專(zhuān)心解決工作流管理問(wèn)題
[騰訊]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)專(zhuān)心解決工作流管理問(wèn)題
與其他IT系統(tǒng)相比,OA或許相對(duì)簡(jiǎn)單,因?yàn)槠渲饕巧婕捌髽I(yè)內(nèi)部的管理和溝通。但是關(guān)于OA實(shí)施失敗的案例我們也不乏聽(tīng)到,抑或說(shuō)我們很少聽(tīng)到很成功的OA案例。
廠商技術(shù)不過(guò)關(guān)?目前市場(chǎng)上關(guān)于OA的產(chǎn)品很多,功能看上去也很齊全。但是有些功能或只是看上去很美,對(duì)于用戶而言很多時(shí)候是本末倒置了。其實(shí)OA技術(shù)目前相對(duì)成熟,但是其成功與否還更關(guān)系理念,包括廠商的和用戶的。
看上去很美的“無(wú)所不能”
關(guān)于如何選型OA,有很多專(zhuān)家支招,如關(guān)于成本問(wèn)題,業(yè)界就有“去掉最便宜的,去掉最貴的,選擇綜合成本受控廠商”的潛規(guī)則。但是對(duì)于功能選型,此方面支招的較少。在很多人看來(lái),OA的產(chǎn)品和技術(shù)是大同小異。
但是OA的成功,選型是第一步。而選型成功最關(guān)鍵的是找對(duì)功能最符合的產(chǎn)品。因此首先要弄清楚OA解決的是哪些問(wèn)題,OA應(yīng)該是用來(lái)解決企業(yè)內(nèi)部工作流程管理的。
下面我們看看市場(chǎng)上OA產(chǎn)品的情況,其實(shí)大多數(shù)已經(jīng)不局限于工作流管理,甚至有很多是可以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的。有些所宣稱(chēng)的功能,已經(jīng)可以與PLM等軟件相媲美了。在這樣的功能之下,OA更相當(dāng)于企業(yè)IT系統(tǒng)的一個(gè)大雜燴,亦或是廠商所說(shuō)的大協(xié)同平臺(tái)。
之前記者和一位汽車(chē)行業(yè)用戶交流,得知其OA系統(tǒng)是其公司自己研發(fā)的,主要是用于內(nèi)部的工作流程管理。究其自己研發(fā)的原因,該用戶指出很大原因是目前市場(chǎng)上OA產(chǎn)品確實(shí)眾多,對(duì)于功能描述也很齊全。但是對(duì)于企業(yè)用戶而言,在這種大而全面前進(jìn)行選型,有時(shí)會(huì)分不清主次。
如此看來(lái),OA所具備的特質(zhì)不是大而全,而應(yīng)是專(zhuān)一。有些看上去很萬(wàn)能的OA系統(tǒng),對(duì)于企業(yè)用戶而言并不受用。
相反,很多企業(yè)只是期望實(shí)現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一化管理,但是很多集眾多功能于一身的OA平臺(tái),則因?yàn)楸灸┑怪玫脑O(shè)計(jì),而偏離了其本應(yīng)解決的核心問(wèn)題。 也是因?yàn)槿绱?,一方面一些企業(yè)選擇自己研發(fā)OA,另一方面一些企業(yè)的OA系統(tǒng)還是流于簡(jiǎn)單的公告等作用。既沒(méi)有發(fā)揮大平臺(tái)作用,也沒(méi)有“做好本職工作”。
OA應(yīng)專(zhuān)心解決工作流管理問(wèn)題
那做好工作流管理,又應(yīng)從哪些方面入手呢?號(hào)稱(chēng)工作流管理專(zhuān)家的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)所支持的流程類(lèi)型,給我們提供了一個(gè)清晰的思路。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)支持七大流程類(lèi)型,即固定流程、自由流程、自由順序流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程和無(wú)流程,這七種類(lèi)型也基本滿足了目前企業(yè)中管理制度、組織結(jié)構(gòu)和人員崗位的各種變化所帶來(lái)的各種復(fù)雜需求。
從各個(gè)流程特點(diǎn)來(lái)看,這七大流程也很好地用業(yè)務(wù)性地語(yǔ)言描述了目前企業(yè)中對(duì)于工作流管理的需求。如固定流程特點(diǎn)是由管理員設(shè)置好流程,申請(qǐng)人和審批人都不能隨意更改流程;分支流程則具有分支結(jié)構(gòu),由審批人從分支流程中選擇一個(gè)向下流轉(zhuǎn);并發(fā)流程可以實(shí)現(xiàn)多線程流轉(zhuǎn),多個(gè)分支同時(shí)并行流轉(zhuǎn),然后匯總結(jié)束;半自由流程則是流程前半段固定,后半段自由,由審批人自行指定下一批審批人。
從華天動(dòng)力官網(wǎng)上,也可以看到各個(gè)流程之間的結(jié)合也可以設(shè)計(jì)出新的較為復(fù)雜的工作流。如人工節(jié)點(diǎn)和系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)相結(jié)合、自由流程和固定流程相結(jié)合、文本表單和電子表單相結(jié)合,就可以設(shè)計(jì)出任何復(fù)雜的工作流。各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)以上七大流程,將企業(yè)的工作流進(jìn)行分拆,以相應(yīng)的模式進(jìn)行管理。
從華天動(dòng)力而言,這七大流程也是充分體現(xiàn)了其一直倡導(dǎo)的“智慧流程”的特點(diǎn)。 對(duì)于企業(yè)用戶而言,OA系統(tǒng)不再是常規(guī)所理解的審批系統(tǒng),而更多的還需承擔(dān)流程管理。
華天動(dòng)力在強(qiáng)調(diào)智慧流程時(shí),更多地強(qiáng)調(diào)了工作流引擎,即華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的工作流并非只限于審批流程,而是BPM管理,是一個(gè)開(kāi)放的業(yè)務(wù)建模工具,企業(yè)可以用這個(gè)工具去搭建各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理流程,實(shí)現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一管理和持續(xù)優(yōu)化。
而對(duì)于很多用戶所關(guān)心的,既可以保證工作流管理的順暢,同時(shí)也可以進(jìn)行各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單整合,華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的表單可以比較好地實(shí)現(xiàn)。其可以方便的與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享。
據(jù)悉,用戶可以將OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR、ERP、CRM等數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián),這就是華天動(dòng)力提出的工作流2.0概念。
這樣的OA系統(tǒng)不是一個(gè)大平臺(tái),但是卻可以與各個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行很好地聯(lián)動(dòng)。對(duì)于企業(yè)而言,也可以很好地進(jìn)行管理,消除企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。 OA是眾多企業(yè)中開(kāi)始較早的信息化行為,但是聽(tīng)上去很簡(jiǎn)單的OA卻經(jīng)常面臨著失敗,亦或是只是成為企業(yè)信息的內(nèi)部公告牌。
所以,大而全的企業(yè)內(nèi)部大平臺(tái),不是OA系統(tǒng)的職能,也不應(yīng)成為OA功能宣傳的口號(hào)。OA更應(yīng)定位于工作流的管理,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣梗瑫r(shí)又可以與各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)整合,真正地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)更加聯(lián)動(dòng)、靈活。
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