現(xiàn)在業(yè)界有一種說法是，OA系統(tǒng)的兩大焦點應(yīng)用是流程管理和擴展性。那么OA主流廠商在這兩方面做的怎樣呢？他們能給用戶帶來哪些幫助呢？
為此接下來的一段時間里，支點網(wǎng)將走訪這些廠商，了解它們的OA系統(tǒng)流程管理和擴展性情況，以便用戶在OA選型時有更好的參考。
支點網(wǎng)率先采訪的是華天動力馬長驥，馬長驥為我們介紹了華天動力OA軟件實現(xiàn)了哪些工作流，通過實現(xiàn)這些工作流能為企業(yè)帶來哪些效益，以及在與其他應(yīng)用系統(tǒng)集成時，華天動力是怎樣克服困難，幫助用戶系統(tǒng)更好的集成，避免在各個系統(tǒng)之間來回切換。
工作流助OA系統(tǒng)發(fā)揮最大價值
對于OA系統(tǒng)來講實現(xiàn)流程管理也就是實現(xiàn)工作流的暢通。工作流就像縱橫交錯的管道，構(gòu)成一張嚴(yán)密的辦公網(wǎng)絡(luò)，連接起企業(yè)內(nèi)每個人、崗位、部門、事務(wù)，這張網(wǎng)絡(luò)的順暢與否，決定了企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力的高低。
馬長驥對工作流的理解是：“工作流包括三個要素：人、事、法，也就是什么人、什么事、怎么做。這里面的“法”也就是做事的方法、流程和規(guī)則，是工作流的精髓。”
因為中國企業(yè)管理特點的不同，工作流程往往比較復(fù)雜。如果不借助一個有效的管理工具，在執(zhí)行的過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，如越級、越崗、錯位、推諉、拖延、有始無終、無從追溯、難以考核等。
為了實現(xiàn)企業(yè)更好的流程管理，華天動力設(shè)計了七大流程管理類型，包括：自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程、無流程。除了“無流程”是一種比較特殊的流程外，其他幾種流程都是非常常用的。馬長驥表示，這七大流程既可以獨立使用，也可以組合使用，既有規(guī)范性，又有靈活性，可以完全滿足企業(yè)各種復(fù)雜的流程管理需求。
“工作流是OA系統(tǒng)應(yīng)用最重要的核心，做好工作流管理功能，可以幫助企業(yè)將OA系統(tǒng)的價值最大限度的發(fā)揮出來，所以工作流技術(shù)一直是華天動力OA系統(tǒng)研發(fā)的重中之重。”馬長驥如是說。
工作流應(yīng)能實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)整合
工作流是OA系統(tǒng)應(yīng)用最重要的核心，做好工作流管理功能，可以幫助企業(yè)將OA系統(tǒng)的價值最大限度的發(fā)揮出來，那么怎樣才能最大限度發(fā)揮OA系統(tǒng)價值呢？答案就是工作流應(yīng)能實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)整合。
馬長驥表示，華天動力最大的優(yōu)勢在于可以便捷的實現(xiàn)與OA系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，以及OA系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和整合。 在內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)上，比如“報銷單”和“借款單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：在填寫“報銷單”的時候，系統(tǒng)自動調(diào)出之前的“借款單”，提取借款金額，直接計算出報銷的結(jié)余，無需出納手工計算。另外如“費用單”和“預(yù)算單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，“請假單”和“休假單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等。
在外部數(shù)據(jù)整合上，包括OA系統(tǒng)和HR、ERP、財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)整合等。比如在OA系統(tǒng)中審批“出貨單”，單據(jù)上出貨商品的名稱和規(guī)格直接來自于ERP系統(tǒng)，比如在OA系統(tǒng)中審批完畢的“報銷單”，可以直接將數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧?wù)軟件中生成憑證，而無需再手工操作。
輕松適應(yīng)企業(yè)組織架構(gòu)的變化
既然工作流如此重要，那么它是不是就會很繁瑣呢？用戶無法很好的了解它的精髓以及駕馭它呢？比如說當(dāng)企業(yè)組織架構(gòu)發(fā)生變化時，企業(yè)是否就無能為力，只能等著OA廠商來幫助企業(yè)梳理流程呢？答案是否定的，對于好的OA廠商來講，它們可以提供圖形化流程設(shè)計，企業(yè)可以自己修改和設(shè)計流程。 但是，對于華天動力來說，它們把復(fù)雜留給了自己，簡單留給了客戶。
馬長驥表示，華天動力OA的工作流可以動態(tài)的適應(yīng)企業(yè)組織架構(gòu)的變化，在大部分情況下企業(yè)是無需修改流程的。 如果流程中的審批人經(jīng)常變動，而崗位不變，那么可以使用基于崗位的流程設(shè)置方式，包括絕對崗位和相對崗位，這樣不管在該崗位上的人員是誰，流程都會自動通過該崗位對應(yīng)的審批人進行審批。 如果流程中的崗位經(jīng)常變動，而審批人不變，那么可以使用基于人的流程設(shè)置方式，這樣不管該審批人處于什么崗位，流程也都會準(zhǔn)確的找到他進行審批。
“只有當(dāng)企業(yè)流程的崗位和審批人都經(jīng)常變動時，才需要調(diào)整流程。”華天動力OA的流程設(shè)計是完全圖形化的（參見
m.floridaadministrativecode.com），可以方便的調(diào)整，另外它還提供了復(fù)制流程和模擬流程等工具，以幫助企業(yè)快速新建流程、測試流程，建立合適的流程。
決定OA系統(tǒng)擴展性三要素
對于一個OA系統(tǒng)來講，工作流再暢通，如果它不能與其他應(yīng)用系統(tǒng)很好的集成，需要用戶在各個系統(tǒng)之間來回切換的話，那么它必如無源之水，最終會枯竭。對于OA廠商來講，它的OA系統(tǒng)能與多少應(yīng)用系統(tǒng)集成也成了它具有多大競爭力標(biāo)志之一。
筆者認為，決定OA系統(tǒng)的擴展性因素有：OA廠商知名度、體系架構(gòu)和技術(shù)設(shè)計。OA廠商知名度很容易理解，廠商知名度越高，使用它的用戶比然就越多，與它進行集成是在所難免的。 至于體系架構(gòu)和技術(shù)設(shè)計，那么它就必須是開放的，開放接口標(biāo)準(zhǔn)以及部分源碼。
馬長驥表示，目前華天動力已經(jīng)實現(xiàn)了與金蝶財務(wù)軟件、用友財務(wù)軟件、以及主流HR軟件的集成，并可以實現(xiàn)與主流ERP管理軟件的集成。 OA系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)集成的難點在于跟第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)商之間的配合問題。它需要雙方能夠提供開放接口和數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)等信息，以便于對接。在這項工作上，往往需要用戶協(xié)助進行溝通與協(xié)調(diào)。
馬長驥為我們舉了一個實例，他說：“利眾集團使用了華天動力OA系統(tǒng)，并希望和現(xiàn)有的HR系統(tǒng)共用一套部門和人員信息。這就意味著，在華天動力OA系統(tǒng)中打開一個審批單，里面的部門、人員等信息直接調(diào)用自HR系統(tǒng)。”
“經(jīng)過利眾集團的協(xié)調(diào)，華天動力了解了該HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，并在需要調(diào)用的數(shù)據(jù)上建立了關(guān)聯(lián)。”
馬長驥表示，現(xiàn)在利眾集團如“員工請假申請單”的審批流程，“申請人信息”和“詳細信息”中的工號、姓名、部門、職務(wù)等信息都是華天動力OA從HR系統(tǒng)中自動調(diào)用過來的。更重要的是，表單中的已請事假、已請病假、已請年假等數(shù)據(jù)也都直接調(diào)取自HR系統(tǒng)，記錄了該員工自入職以來的請假天數(shù)，讓申請人和審批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。
