任務(wù)管理系統(tǒng)是適用于任何協(xié)作型組織(如政府機關(guān)、企事業(yè)單位),全面實施任務(wù)過程化、規(guī)范化、信息化的管理工具。任務(wù)管理系統(tǒng)是企業(yè)提升執(zhí)行力和管理水平的重要手段,所以是OA辦公系統(tǒng)中一項不可或缺的重要功能。
2月10日,以技術(shù)領(lǐng)先著稱的OA辦公系統(tǒng)廠商大連華天軟件發(fā)布了最新版本V520,在這個新版本中,任務(wù)管理功能也進行了重點升級。新版的任務(wù)管理通過管理者對任務(wù)的分配、管理和監(jiān)控,更加側(cè)重實現(xiàn)團隊成員的協(xié)同辦公、任務(wù)過程追蹤、經(jīng)驗知識積累和任務(wù)績效考核,尤其在任務(wù)績效考核方面提供了大量的統(tǒng)計報表。
事實上,華天OA辦公系統(tǒng)的任務(wù)管理正是以A(金字塔)&T(扁平化)管理思想為理論基礎(chǔ),以任務(wù)(項目、活動、事宜)過程化管理為核心,通過信息化手段實現(xiàn)任務(wù)管理的透明化、可視化、規(guī)范化和簡潔化,從而達到迅速提升執(zhí)行力的目的。
具體來說,華天動力任務(wù)管理的主要內(nèi)容就是任務(wù)的分配、分解、變更、轉(zhuǎn)派、共享、提醒,以及任務(wù)的跟蹤、交流、反饋、查看,最后自動生成各人、各部門、各公司(適用于集團企業(yè))任務(wù)完成狀況的統(tǒng)計報表,為績效統(tǒng)計和各項管理決策提供精準的數(shù)據(jù)支撐。
它的大體應(yīng)用過程是:上級主管新建一個任務(wù)單分配給任務(wù)責任人,同時也發(fā)給任務(wù)協(xié)辦人和參閱人,責任人接收任務(wù)單后開始執(zhí)行任務(wù)。在執(zhí)行過程中,任務(wù)的分配人、責任人、協(xié)辦人、參閱人可以隨時隨地的進行溝通、反饋和文檔共享,分配人可以隨時查看任務(wù)進度并進行督辦。
任務(wù)在執(zhí)行過程中可以進一步分解出多級子任務(wù)或變更,當任務(wù)延遲或完成時,由責任人提交申請給分配人確認。最后,系統(tǒng)生成各單位、部門、人員的績效統(tǒng)計報表,統(tǒng)計任務(wù)的完成狀況,如下圖示:
新版本在很多人性化應(yīng)用上進行了升級,相對于華天OA辦公系統(tǒng)(
m.floridaadministrativecode.com)以前的任務(wù)管理功能更加實用,比如:在分配任務(wù)時,能夠按照設(shè)置的任務(wù)類別,顯示不同的任務(wù)模板;能夠自動生成任務(wù)編號和任務(wù)級別;任務(wù)允許分解、變更、轉(zhuǎn)派、共享;可以通過系統(tǒng)消息、手機短信、郵件等多種方式進行任務(wù)提醒;能夠?qū)搿⑿陆?、自動生成工作日志等等?nbsp;
而最大的變化,則是增加了大量的任務(wù)績效統(tǒng)計報表,可以按單位、部門、個人三個級別生成任務(wù)績效統(tǒng)計報表,為管理者的績效考核和任務(wù)管理提供幫助,如下圖示:
可以看到,華天動力新版本中的任務(wù)管理以對任務(wù)狀態(tài)的實時監(jiān)控為核心,通過對任務(wù)的可視化管理,使每個人的任務(wù)進展及完成情況一目了然,并能夠定時生成任務(wù)報表進行績效管理。同時任務(wù)管理與消息提醒、工作日程等功能模塊進行了高度的數(shù)據(jù)協(xié)同,使用戶在使用過程中能夠全方位、實時對自己負責的任務(wù)進行互動,使任務(wù)管理不僅僅停留在管理思想上,而是實實在在落到推動執(zhí)行上,從而打造高效的企業(yè)執(zhí)行文化,以任務(wù)管理為核心推動企業(yè)的管理上一個新臺階。
最后筆者想說是,任務(wù)管理是一個很難做的應(yīng)用,因為它的行業(yè)性和個性化都很強,和獨立的任務(wù)/項目管理軟件不同,華天OA辦公系統(tǒng)中這種輕便、靈活的任務(wù)管理模塊具有輕量化和通用化的特點,它更易用,更適合一般的企業(yè)進行簡單、規(guī)范的任務(wù)管理。這其實也是OA辦公系統(tǒng)中集成的各項功能,如HR、CRM、檔案、資產(chǎn)等各種管理模塊的共同特點。